В этой теме обсуждается один из самых сложных алгоритмов, реализованных в Купце - формирование книги доходов и расходов для оптовой торговли (КУДиР). Алгоритм используется у индивидуальных предпринимателей, работающих на общей системе налогообложения (ОСНО) и предпринимателей или организаций, работающих на упрощенной системе налогообложения доходы минус расходы.
Доходная часть обычно не вызывает вопросов, так как туда включаются все поступления денег от покупателей. Единственный нюанс - при работе на ОСНО надо выделять НДС по основной и льготной ставкам для каждого платежа.
Наибольшие трудности вызывает принятие к расходам оплат поставщикам за товары. По требованию законодательства, принять к расходам можно оплату только за реализованные товары. А факт реализации наступает, когда товары отгружены покупателю и он их оплатил. Полная цепочка расчетов выглядит следующим образом.
1. Формируем таблицу распределения возвратов поставщикам в разрезе товар-документ возврата-документ прихода. Распределение возвратов выполняется в порядке следования документов, обратном хронологическому. В одном возврате могут быть товары, полученные по разным накладным. При необходимости обойти автоматический расчет можно явно указывать для возврата приходную накладную, но это не всегда удобно.
2. Формируем таблицу распределения оплат поставщикам по приходным накладным в разрезе документ оплаты - документ прихода и итоговые суммы по каждой ставке НДС. При частичной оплате вначале закрываем основную ставку НДС. Распределение выполняется в хронологическом порядке следования документов по каждому поставщику и разделу расчетов. Раздел расчетов в данном случае - это аналог субсчета 60 счета в бухгалтерии. Для поставщиков товаров он обычно один, но может быть и несколько. Дополнительные группировки документов могут создавать договора и сделки, если их использование задано в настройках программы. В настройках программы может быть также включено разрешение явной привязки оплат к отгрузкам. Алгоритм автоматического распределения учитывает такие ручные привязки, в том числе, когда вручную задана лишь частичная оплата (остаток распределится в этом случае автоматически).
Но это не все, нам надо еще учесть возвраты. Для этого мы и формировали таблицу распределения возвратов. Если возврат относится к приходу отчетного года, то перед запуском распределения оплат он уменьшает стоимость соответствующего прихода. Если возврат относится к приходу прошедших лет, то он трактуется наравне с оплатами, но не принимается в КУДиР к расходам.
3. Аналогично формируем таблицу возвратов покупателей и таблицу распределения оплат покупателей по отгрузочным накладным.
4. Формируем таблицу распределения отгрузок по приходным накладным в разрезе документ на отгрузку - документ на приход и итоги по каждой ставке НДС. Расчет ведется по каждому товару в хронологическом порядке следования документов, итоги потом объединяются по ставкам НДС. Зная для каждой строки в этой таблице сумму по закупке и сумму по продаже, можем определить коэффициент пересчета.
5. К полученным таблицам добавляем незакрытые документы с прошлого года. Итоги года формируются с помощью обработки, использующей описываемую процедуру, вызываемую в специальном режиме, и сохраняются в базе данных.
6. Выполняем итоговый расчет. Просматриваем оплаты поставщикам за отчетный год и незакрытые оплаты поставщикам за прошлые года, для каждой оплаты определяем приходные накладные из таблицы распределения оплат поставщикам, для каждой приходной накладной определяем отгрузочные накладные по таблице распределения отгрузок, для каждой отгрузочной накладной определяем оплату покупателей по таблице распределения оплат покупателей. Полученную сумму оплаты покупателей через коэффициент пересчета приводим к закупке и берем меньшую из двух сумм - оплаты поставщику или приведенной оплаты покупателей. Эта сумма и попадет в КУДиР по соответствующему платежному документу поставщику.
Для проверки расчетов на каждом этапе формирования КУДиР используются контрольные отчеты. Если результаты автоматического расчета не устраивают по каким-либо причинам, то их можно перекрыть с помощью специального документа "Корректировка книги доходов и расходов". Например, если мы не хотим какой-то платеж включать в книгу, то создаем корректировку, указав тип документа оплаты, его номер, дату
и нулевое значение. При этом автоматический расчет можно сделать один раз, а затем добавлять корректировки и проверять результаты.
Я описал полную цепочку расчетов. Она может урезаться с помощью настройки параметров учета фирмы. Например, у налоговиков сейчас есть инструкция не проверять факт оплаты товаров покупателями (как понятно из приведенного описания алгоритма, сделать это практически не реально). Поэтому в настройке можно задать признак определения факта реализации по отгрузке товаров покупателям, что позволяет обычно
принять к расходам большую сумму. Другая ситуация, для производственников разрешается принимать к расходам оплаты по полученным материалам (ранее требовали отслеживать факт их списания в производство). В этом случае в настройке можем задать "факт реализации" по получению товаров.