Алкоголь в общепите: учет, декларирование, журнал, ЕГАИС. Реализация в УС Лэнд : КИС Lack & УС Land

Ух!... Закончил!

"Прилетела" задачка оглавления темы - пришлось вникать в проблемы учета/анализа и способы их реализации на базе технологий системы "УС Land":

1. Спросил по теории... и как всегда пришлось самому разбираться в законодательных, юридических и "теоретических" нюансах, что подробно описано в Алкоголь в общепите: учет, декларирование, журнал, ЕГАИС

2. Спросил совета у опытных "форумчан" - так же "тишина" и думаю по причине отсутствия знаний в данном направлении и нюансах учета алкоголя в других системах для общепита: сообщения с 19 по 21 темы Разрешите посоветоваться по развитию и изменению технологий системы УС Лэнд

3. Начал изучать опыт разрешения этих проблем в известных системах: Трактир, Рарус общепит, R-Keeper... Опять "засада" - не умеют они толком работать с "алкоголем", а точнее предлагают лишь выгрузку в бухгалтерию, где "ручками" бухгалтера должны это (вносить "липу") подгонять в своих программах.

Задача: Комплексный учет в общепите, в том числе по алкогольной продукции с автоматическим построением всех бухгалтерских, перед ФСРАР и управленческих отчетов. При этом нужно ориентироваться на малоквалифицированный в ИТ плане персонал.

Проблема для "УС Лэнд" - для других систем для общепита похоже вообще не разрешимая. Совместить возможности построения декларации - "белые" данные о реализации алкоголя и коктейлей с системой ЕГАИС (выяснилось, что не нужно думать и решать эту задачу, а достаточно лишь подтверждать приход, что будет делаться программкой УС Лэнд:ЕГАИС - Программа, обсуждения, предложения, обновления) похоже) и самое "страшное" с возможностью построения "журнала учета продаж алкоголя", вводимого с 1 января 2016 года (подробнее в сообщении: УС Land и алкогольное декларирование розницы ) - Конкретнее: для общепита в нём факт продажи - факт вскрытия потребительской тары (бутылки, кеги).

Задача решена, проблемы все разрешены и всё реализовано в версии 1511, которую и придётся ставить в данных новых, для технологий "УС Лэнд" видах розничного бизнеса.

Задача облегчилась тем, что для УС минимальной единицей партии по умолчанию является связка товарных реквизитов: код_вида_алкогольной_продукции + производитель/импортер (точнее их ИНН+КПП) + литраж единицы товара. Так же, в плане "облегчения" интерфейса контура производства, а общепит - это производство "пригодились" введенные в систему технологии комплектов и наборов подробно описанных в теме: Технология комплекта, комплектации - резкое упрощение производства и торговли . Далее осталось лишь немного "допилить" систему - всё сделал за сегодня.

Если кому интересно - уже сомневаюсь, то подробно опишу... Единственно замечу, что сейчас "УС Лэнд" ЕДИНСТВЕННАЯ (опять?!) на рынке России, которая может в "одном флаконе" решать данные противоречия между реальным, бухгалтерским учетом и "чудными" требованиями государства. Ошибаюсь? Дайте ссылку - с удовольствием изучу альтернативную систему обладающую данным функционалом...

Видимо - не интересно и что-бы не бросать тему (вариант решения, в общем глобальных проблем) просто скопирую фрагмент инструкции к версии 1511 системы "УС Лэнд".

 Алкоголь: учет и контроль, регламентные операции и отчеты в общепите. Встала такая задача, раннее решаемая в системе, но резко усложнившаяся из-за требований по ведению «журнала учета продаж» (продажа – факт открытия потребительской тары) и требования адаптации технологий к розничным продажам и низкой квалификации персонала.

Идеологические конфликты: Продажи по «журналу учета реализации алкогольной продукции», вводимому с 01.01.16 – это факт первого вскрытия потребительской тары (бутылки, кеги), а продажи по алкогольной декларации и с целями оперативного учета – каждый отпуск «дозы» потребителю, причем «бутылка» может реализовываться в течении нескольких отчетных периодов.

Коктейли – вообще набор разных «алкогольных» (и безалкогольных) объектов с атрибутами: литраж, производитель, код вида алкогольной продукции.

«Фонил» ЕГАИС, но в общепите не предполагается фиксации продаж, а подтверждение приходов вообще не связано с учетной системой и политикой. Приходы, происходящие в «потребительской таре» в «журнале» не учитываются, но в «продажах» они производятся в других измерителях – «литрах».

Раньше, до «журнала» можно просто было продавать дробной частью от бутылки и весь учет производился бы корректно.

Далее опишем решения и изменения в программе (ведении учета), разрешающие данные конфликты.

К сожалению в общепите без «производства» нельзя обойтись – это и приготовление из полуфабрикатов или «сложных» блюд, то путь и будет производственная операция «вскрытие потребительской тары»!

Подход обычный: производим продукцию (для алкоголя «вскрываем тару»), а только затем её можно продавать любым, встроенным в систему способом, в том числе, используя on-line продажи со сканером штрих кодов, в том числе локальных – самостоятельно генерируемым в системе.

Предлагается всё данное «производство» - все операции связанные с производственным циклом вести в новых для системы «УС Лэнд» терминах комплектов и наборов. Конечно можно и через «классическую» технику технологических карт, но это намного сложнее.

В режиме «производство/ведение комплекта» заводим комплекты типа «_ водка беленькая 0.5 л.» - это получаемая в результате «вскрытия потребительской тары» продукция измеряемая в миллилитрах. При добавлении этого нового ассортимента сразу в справочнике ассортиментов по данной строке создаём «товар-шаблон» для производства и самое сложное «определиться» с ценой реализации за 1 миллиграмм.

При создании шаблона определяются все минимально необходимые для системы атрибуты товаров, в том числе штрих код. Новое: возможность задания для него «литража» (0.001) единицы измерения (мл.) – от этого зависит «поведение» программы при производстве продукции. В качестве расходуемого «сырья» берем «бутылку» - ассортимент, приходящий от поставщика. Расходуемое количество равно 1 штуке деленной на литраж бутылки. В примере 1/500 = 0.002.

 Замечание. Не всегда получаются «удобные» количества, например исходный литраж = 0.7 литра, тогда имеем: 0.00142857142, что будет давать «ошибки округления». Рекомендация – определять эти количества с максимальной значностью, округленные в меньшую сторону. В данном конкретном примере указать количество = 0.001428. Конечно при этом будут получаться «хвосты» (остатки после реализации), которые раз в квартал нужно будет списывать, но они весьма будут незначительными.

«Вскрытия потребительской тары» - открывание бутылки для первого покупателя реализуется операцией «производство/операции производства/F9-производство из комплекта».

В форме задания на производство задаем сколько готовой продукции должно получиться. Новое: если в шаблоне задан «литраж», программа игнорирует большинство запросов формы и разрешает производить количества кратные литражу исходных бутылок – принудительно округляя в меньшую сторону.


Выше были перечислены все интерфейсные нюансы, связанные с алкоголем и пивом. Далее опишем, измененное поведение программы при создании изделий при производстве из комплектов:

 Если в шаблоне определен литраж – основной признак алкогольной продукции, то при создании новой карточки товара (произведенной продукции) из карточки товара (расходуемого сырья) кроме обычного набора переносимых реквизитов берется: код вида АП, производитель/импортер, градус, а литраж (0.001 литра) и другие изменяемые реквизиты из товара-шаблона.

Таким образом, произведенный товар для продажи «наследует» все необходимые реквизиты для регламентных алкогольных отчетных регистров.

 Замечание. Комплект для «вскрытия тары» содержит один расходуемый ассортимент и один приходуемый, но система допускает более одного расходуемого ассортимента (сырья) при производстве. Для отработки данной нелогичной ситуации программа берет «максимальное» значение переносимых алкогольных реквизитов.

 Оперативная и управленческая аналитика. Ни как не «затрагивается» в данных «манипуляциях» с товарами, т.к. они не изменяют остаток по количеству и сумме в ценах закупа. Отделение «потребительской тары» (товаров поступивших от поставщика) от «вскрытой тары» (открытых бутылок из которых продажи в розлив) можно произвести, как анализируя сгруппированные по первому знаку наименованию товара, так и отнесением «готовой продукции» к поставщику («собственное производство») или особому разделу прайса.

 Формирование журнала учета реализации алкогольной продукции. Внесены изменения по требованиям для общепита:

1. Из оборотов ИСКЛЮЧАЮТСЯ алкогольные товары с литражом менее 0.002, т.е. вся реализация «в розлив», где «продукция» имеет литраж, задаваемый при создании шаблона равный 0.001 литра;

2. В продажи ВКЛЮЧАЕТСЯ операция «расход в производство», т.е. первое «вскрытие потребительской тары». При «усложненном» изготовлении коктейлей и их продажи используются товары с литражом 0.001 литра, т.е. игнорируемые в пункте 1.

 Замечание. В производстве и другим внутренним операциям нет признака проводимости «по бухгалтерии» и данный ограничитель игнорируется при построении журнала и других алкогольных отчетах.


 Алкогольные декларации. Главное, что нужно понять, что приходящее исходное сырье «передаёт» свои ключевые алкогольные атрибуты на производимое, а затем продаваемое (списываемое и etc) изделие, т.е. информация отражается по единственной для декларирования связке: код вида АП + производитель. Изменено:

1. Шапка печатной формы общей декларации, что бы «напомнить» по производству;

2. При производстве идентичные (выше описана возможное расхождение) количества в литрах отражаются, как и раньше в колонках «прочий приход» и «прочий расход», но сейчас, что бы не «дразнить» проверяющих программа убирает «перекрывающиеся» обороты.

3. Декларации по приходу и алгоритмы (формы) не изменялись.

 Коктейли в обороте алкоголя. При «работе» с ними необходимо учитывать, что они состоят из алкогольных товаров относящихся к разным «записям» алкогольной отчетности – ведь у них разные алкогольные группы и производители, а неалкогольные ингредиенты не включаются в алкогольные обороты в силу отсутствия (нулевого значения) атрибута «литраж».

Возможна работа одним из способов или их комбинацией, если не запутаетесь и не потеряете реальную аналитику и механизмы контроля за персоналом:

1. Просто раз в сутки пересчитывать остатки в открытых бутылках и разницу между компьютерными остатками (часть продаж может и фиксироваться) и фактическими списывать на продажу по технологиям прилавочной торговли.

2. Определить «комплекты-наборы» для коктейлей и продавать эти комплекты, которые в накладных (чеках) будут отражаться разбитыми на ингредиенты. Может в основание чека писать его наименование, что бы была доступна аналитика по видам коктейлей?

 Замечание. Во всех этих простых техниках не будет понятен «рейтинг» спроса на коктейли конкретных видов. Выход – делать и продавать производимые комплекты для коктейлей, но и тогда продажи в срезе алкогольных реквизитов будут попадать в «прочий расход», а не «реализацию».

Последние недели бухгалтерия что-то рьяно взялась за сверку данных учетной системы и ЕГАИС... и, в частности обнаружила небольшие расхождения по алкокодам и импортерам в этих данных. Конечно был мне был задан вопрос - как они произошли?

Данного достаточно сложного контура "УС Land" не касался, как видите 4 года и напрочь забыл об его алгоритмах, а когда влез в исходники, то по началу ничего не мог понять... Полез на форум, нашел данную тему, перечитал - всё стало понятнее, в том числе направление поиска косяков персонала... Почему персонала? - Если всё 4 года работало правильно, то не стоит, в первую очередь, искать проблемы в программе - ИМХО
Далее построив пару отчетов выявил косяки, которые описал в мануале версии 1911:

1. Забыли задать литраж 0.001 в шаблоне и программа тогда не брала алкогольные атрибуты произведенных шкаликов с исходного товара;
2. В исходном товаре изменили алкогольные атрибуты – тогда первые «разливочные» партии создавались со старыми атрибутами, а новые уже с новыми.

Декларация розницы с I квартала 2021 года. Проблемы и решения

Я, как разработчик учетных систем никогда, хотя алкоголем занимаюсь с 2001 года, программами подготовки деклараций не занимался, полагая, что разработчики, специализирующиеся на этом всегда сделают данную работу лучше, успевая отслеживать постоянные изменения от ФСРАР. Изначально декларацию готовили через "алкоформатор" (помер проект), а затем стало достаточно "декларант алко" (якобы больше развивать не будут). Единственно дорабатывал УС для автоматической загрузки данных из УС в эти программы, например из "УСЕга" в "ДА": https://olegon.ru/showthread.php?t=29120 или из "УС Land" в XLS импортируемые в данные программы.

Однако с 1 квартала 2021 нужно сдавать по новым формам описание структуры, которых в кривом виде появилось лишь 5 марта 2021... и уверен, что за оставшийся период сделать правильно работающую программу декларирования крайне тяжело и доступно лишь разработчикам специализирующимся на данных программах - увы, в большинстве случаев это будут сырые самописки. При желании "поразрабатывать" Вам доступна тема: https://olegon.ru/showthread.php?t=35235, где обсуждаются технические вопросы данного процесса.

Мне нужно было найти варианты решения данной проблемы для фирм, где работаю... и как можно бюджетнее… хотя допускаю, что "скороспельную" декларацию передвинут, если разум в ФСРАР восторжествует, а пока...

Найденные варианты программ декларирования, которые, абсолютно уверен, что будут поддерживать новые форматы.

1. Спамеры с самым дорогим предложением 2. Небольшая, недорогая, но очень любимая "пивнюками", одна из аксакалов ЕГАИС и декларирования, позволяющая сдать одну декларацию бесплатно 3. Глобальные сервисы сдачи бухгалтерской отчетности... У нас оплачивается, а оказывается при этом оплачена программа и процедура декларирования:
P.S. Изучение интерфейсов данных программ дал уверенность, что все наработки по экспорту данных в них созданы и отработаны в "УС Лэнд"... и наиболее подходящие для нас варианты будут для нас бесплатные, т.к. уже оплачены для других бухгалтерских нужд.

AndreyZh, у нас программа платная, поэтому не знаю, насколько прилично о ней рассказывать...

Но мы тоже сделали поддержку нового формата. Декларированием алкоголя в рознице мы занимаемся давно, с 2006, с до РАРовских времен )) Это не УС, а именно программа для подготовки деклараций, но умеет довольно много, например

- перенос остатков из предыдущей декларации
- модуль ЕГАИС, обеспечивающий все необходимые возможности с импортом ТТН в декларацию
- проверка данных декларации (куча контрольных соотношений)
- возможность заполнения раздела "Обороты" в двух режимах - итоговые объемы или журнал по операциям.
- Ведение нескольких декларантов в одной базе.
- несколько вариантов импорта данных:
1) Из декларации, включая старые форматы.
2) Импорт из xml-файла с закупками (раньше некоторые поставщики присылали такой файл по просьбе клиентов)
3) Импорт из Excel, отформатированных определенным образом закупок и прочих оборотов
4) Свой собственный формат (документированный, не сложный) для обмена данными между торговыми объектами.

Ну и разные удобства - фильтры, справочники, подсказки, хелп, автоподстановка, автоматическое резервное копирование, 4 дополнительных отчета по декларации и др., простая установка, не требовательная к ресурсам, многопользовательская в локальной сети, пойдет на любом компе с Windows.

Варианты использования - ручной ввод декларации, конвертер, проверка готовой декларации, сбор данных от разных точек для подготовки общей декларации, минималистичная альтернатива УС, работа с ЕГАИС.

Система оплаты - не злобная. Годовая лицензия на организацию или ИП - не зависимо от количества точек - 1000 руб на один ИНН.
Цена не позволяет организовать call-центр 24/7, но, если возникают проблемы - контакты есть, мы помогаем - по телефону, эл.почте, удаленному подключению, "своих не бросаем" - у наших пользователей рабочая версия была раньше, чем заработал Декларант-Алко )).

Есть, конечно, свои "минусы", но в целом - вполне еще живой "динозавр" - нынче 15 лет программе ))

Droid, считаю данную инфу здесь уместной, тем более в ситуации, в которую поставил всех ФСРАР... "Проблема" форума - может быть хозяин форума подскажет... Как разрешить хоть какой-то доступ к данной программе и автору?

AndreyZh, я посмотрел вот эту тему https://olegon.ru/showthread.php?t=14697
Как я понял по последнему посту в ветке, хозяин не возражает против описания собственного софта, если нет прямых ссылок и контактов.
Надеюсь, название ПО размещать допустимо - AlcoDil. Наш сайт позабыт-позаброшен, года 4 назад (может, в апреле нарисую что-то поприличнее), но контакты актуальны.

Коль скоро в данной теме предлагаются способы "выкручивания" со сдачей декларации в новых форматах... сообщу ещё об одном бесплатном варианте.

Суть изобретения: В ДА подготавливается декларация 11 или 12 в старом формате, а затем средствами (макросом) MS Excel данный файл преобразуется в новые форматы.

Пока при помощи сообщества автор тестирует данный макрос и обещает в скором времени выложить его в публичный доступ на форуме ФСРАР, раздел "общение", в теме "Тестирую систему по конвертации формы №12 в новую форму №8" или форум klerk

Это возможно, только если не было возвратов поставщику.

Декларация розницы с I квартала 2021 года. Проблемы и решения. Продолжение...

Боже, как тесно стало на рынке разработчиков программ автоматизации алкогольного рынка! Каждый стремиться "откусить" хоть маленький кусочек этого усыхающего "пирога" наперебой предлагая бесплатные, чем себя продолжает губить, решения - но это лирика, а заметки к 1 апреля 2021 дополняются:

1. В теме: https://olegon.ru/showthread.php?t=35235 есть несколько "бесплатных" решений для подготовки деклараций;

2. В сообщении: https://olegon.ru/showpost.php?p=365380&postcount=206 предлагается решение для конвертации форм;

3. Новая фишка от ТД: "В программе "Трезвый декларант" есть возможность конвертировать декларации старых форматов 11 и 12 в новые 7 и 8. Для этого достаточно загрузить декларации старых форматов, они будут сохранены как новые. Относится к декларациям за 1 кв.2021 и далее. После загрузки старой формы можно делать редактирование перед выгрузкой в новую форму, например можно добавить "возвраты". Кроме того, можно загрузить оптовые декларации старых форматов 5, 6 и 7 и сохранить их в новых форматах 2, 3, и 4 соответственно. Для организаций и предпринимателей, ранее не работавших в программе, установка и работа по 30 июня 2021 г. бесплатна";

4. Очередная попытка реанимации загибающегося проекта сервиса для ЕГАИС и розницы: [ ➜ ]