У 5-ки есть штатная утилита setdbserviceconfig. Через неё настройте план обслуживания, количество дней с чеками в оперативной БД, остальное уедет в архивную. Со справочниками товаров и групп сложнее. К ним привязаны скидки, и простым sql запросом delete from не обойтись.