Хроника одного внедрения на очень малом предприятии опта и розницы : КИС Lack & УС Land

Отмечу сразу, что результат (успех) данного внедрежа на сей момент мне неизвестен, но учитывая личную заинтересованность владельца бизнеса - шансы на успех очень велики. Более того - по моему совету: с ним разрабатываем бизнес процессы, осваиваем нюансы работы с программами, он ведет почти всё самостоятельно, а он уже самостоятельно обучает персонал (пока 2 человека) работе с оперативными режимами системы.

Начало 23.04.14: Как обычно звонок, затем встреча, где владелец Алексей рассказал о трудностях (анекдоте) добывания моих контактов: один из его бартерщиков (пользователь УС Лэнд с которым пересекаюсь раз в год) категорически отказывал ему в стыковки со мной, но разок "похвалился" какие ещё "крутые" предприятия используют данную систему... и уже (удачно и в темную) на одном из них Алексей случайно увидел моё рассписание посещений фирм с телефоном, а дальше контакт.

Первая беседа, на которую он прибыл с супругой (как оказалось у них несколько бизнес направлений и часть ведет она) была, понятно ознакомительной: мне вкратце была презентована их фирма(ы), описаны бизнес процессы (обычные перепутанные взаимоотношения с поставщиками и покупателями, схемы перемещения денежных средств).

Далее был озвучен негативный опыт попыток внедрения у них в течении ряда лет купленных (не смейтесь - на меня они обиделись за хохот): 1С:Бухгалтерия 7.7, затем 1С:УТ 8.0 - платили и за внедрения, но когда "программисты" перестали справлятся им установили и показали бесплатный Парус... это уже стало "слишком" и Алексей нормально освоив Excel наделал себе кучу табличек и в них стал вести более-менее "комплексный" учет... хотя понятно, что инструмент "ограничен", да и со временем слишком туго.

Исходя из их предыдущего опыта попыток внедрить системы автоматизации они сразу стали задавать вопросы о возможностях "УС Лэнд" в плане критичных для них задач: несколько цен продаж; учет и компенсация бонусов; бартер; отсрочки; планирования заказов; торговля с использованием сканера ШК; наличие налоговой (для ИП) и бизнес отчетности - в общем стандартная "мелочь"... ну и конечно мой "прайс" за доработки, обучение, внедрение и сроки ("расколюсь: 2-7 месяцев по 2-4 тыр в месяц). За сим "все ушли думать".

З.Ы. Если будет интересно, то продолжу тему (по мере возможности) с отражением составленных мной планов встреч и реальных обсуждаемых (обучаемых) задач и проблем в хронологическом порядке, т.к. всё в процессе... или удалю тему?

Не знаю, кому как, но лично мне интересно. Жду продолжения.

Предлагаю создать в этом разделе тему-визитку, с соответствующим названием типа
"Краткий обзор и контакты автора", закрепить ее (чтобы не давилась новыми), после чего перечислить в ней "манки", т.е. чем система привлекает и указать Автор или свою какую-то должность в проекте и ФИО с телефоном.
Извините, если оффтоп. Я про поиск контактов.

И выделить эту тему в шапке раздела, дабы она не затерялась среди всех.

Я и говорю, "закрепить", сделать важной, это уж кто как называет.

Контактов не нужно! Закреплять тему не нужно - это, как уже выяснилось: это "санта барбара", т.к. уже появилось у Алексея несколько новых направлений (и оказывается несколько родственников - бизнесменов, которые "интересуются" и за него "болеют")! Планы работ на даты (и периоды), результативность их исполнения, новые и "случайно" всплывающие задачи у меня есть на листочках.

Так, что по мере возможности буду пополнять этот "бложик", тем более, что в нём будет отражаться реальный (а не "планируемый") процесс внедрения и некоторые технологии программы, который вынужден буду "допиливать"... Например 09.06 выяснилось, что появилась (появится незнамо сколько) лотков с продавцами, где они на пустографке должны писать продажи, причем по 2 фиксированным ценам, которые потов будут вносится за период (день), а этого в очень удобном виде нет в "УС Land" - уже сделано!

... сейчас доделаю небольшую доработку УС, потом съезжу к двум клиентам на сопровождение... и продолжу

Пусть без контактов, раз так желает автор, но тему-обзор-презентацию программы лучше бы закрепить.

25.04 Созрели, позвонили, встретились... теперь уже я внимательно слушал, задавая уточняющие вопросы, касающиеся принятых в фирме бизнес процессов, что бы потом описать их в виде модели автоматизации предприятия.

Замечу, что дата встреч имеет важное для бложика значение, т.к. многие обсуждаемые моменты актуальны лишь на неё, а в последствии всё расширяется, углубляется, изменяется - увы это специфика любого мелкого бизнеса.

1. Фирма имеет два склада 60 и 35 кв.м с которых торгуют кормами для животных. Первых основной, в том числе для хранения, хотя бывает приход и на второй минуя основной склад. Плавующее число наименований товаров от 1000 до 1800. Покупатели, как юридические, так и физические лица, число покупок от 20 до 150 в день.

2. Цены: стандартная розничная + две стимулирующих розничных (и для мелких "оптовиков") + оптовая + ... для ряда покупателей имеются долговременно фиксированные цены (в УС есть механизм индивидуальных спецификаций покупателей - цен для покупателя (вне прайса)).

3. Поставки: как подвозят непосредственно на склады, так и покупки самовывозом. Заказы: смотрят чего мало или на что предлагается "сладкая" цена, то и покупают.

4. Расчеты: нал, безнал, бартер. Оплата сразу, отсрочки или полная реализация.


Ближайшая перспектива:

5. Открытие ещё двух стационарных точек 10-15 кв.м с наёмными продавцами, работающих понедельно...

6. а также работа по заявкам фермеров: заказы --> формирование сводной заявки на завод --> развоз по деревням.

7. При этом идет активное "строительство" новых и расширение существующих павильонов, т.е. желательно учитывать как сами материалы, так и затраты на "строительство".

---------------------------------------
Услышал, понял - принял в работу. Кроме того решил помочь внести номенклатуру (атрибуты товаров, цены), остатки и долги из существующих xls файлов.

Сильно помучился - раньше это делали другие и придумал технику Автопереход на УС Land с других программ учета, позволяющую переносить инфу в УС по минимальному набору реквизитов.

Сейчас уже нужно уходить. С руководством конечно "в черновом варианте" обсудили техники учета объявленных задач - опишу предполагаемые решения в рамках возможностей УС Land "завтра", тем более скорее всего так и будут решаться данные задачи...

Хотел описать подробнее демонстрируемые заказчику технологии, но получилось бы слишком много "букв" (да и нужны ли они?)... кроме того по большей части есть описание данных техник в сообщениях раздела, а посему продолжу хронологию.

До встречи перенес "эксцелевские труды" в базу "УС Лэнд", настроил её на данное конкретное предприятие. Задал в настройках правила для обговоренных бизнес процессов и "видимость" информации.

29.04.14.

Обучение Алексея и его супруги самым сложным, но минимально необходимым режимам программы - работы со справочниками товаров, клиентов и ввод новых приходов. Сразу (м.б. ошибочно) объяснил только "упрощенные" режимы ввода товаров - через smart технику, когда программе дают "имя товара", а она сама формирует карточки товаров и вносит их в картотеку и детализацию накладной. Конечно при мне были внесены ряд реальных накладных.

Есть принцип системы - при изменении поставщика или цены закупа заводится новая карточка товара. Объяснил его, конечно показав, что его "нарушение":

1. Делает логически неверными аналитики по поставщикам и (или) доходам
2. Не даёт корректно возвращать товар поставщикам - именно "тем" и по реальным ценам "того" прихода
3. Подсистема самодиагностики указывает на "операторские" ошибки ввода.

Далее подробно объяснил привязку штрихкода к товару, формирование локальных ШК и их печать, продажу с использованием ШК - подключил к их ноуту, имеющееся у меня "железо".

Показал (они при мне) поработали режимы реализации без использования штрихкодирования, а так же режим инвентаризации товаров, который им нужен для глобальной ревизии на складах (ну это уже много проще).

Конечно реально "пощупав" программу появилось море вопросов, как по работе с ней, так и учету неозвученных раннее нюансов... короче пообщались четыре часа.

Произошли "ожидаемые" накладки - эти проблемы и эти неудовлетворенности возникают у КАЖДОГО нового пользователя УС Лэнд на 3-5 "свидании", а дальше обычно "на всё воля божья"... по этой причине обычно первые деньги не беру месяц и не работаю по предоплате

05.05.14

Посмотрел реально введенные Алексеем данные по паре десятков приходов - несколько страниц ошибок по самодиагностике: поставщик по карточке не совпадает с поставщиком по истории и цена закупа по карточке не совпадает с ценой по истории. Полная ерунда с ценами продажи.

Выслушал обычные "претензии" по путанице с карточками клиентов и товаров, неудобству ввода товаров и ведения продаж. Как всегда куча замечаний по непоняткам с построениями отчетов (ни разу не объяснял, как их строить).

Хотя в общем понятно желание заказчика получить всё и сразу, в том числе навыки и опыт общения с незнакомой программой. Выявилась серьёзная проблема: сложность задания всех цен 4 продажи в smart технике прихода, а демо авто определения формул для цен "расстроенным" Алексеем не воспринялось - типа "у него формулы в таблице для цен заданы исходя из опыта предпринимательства"... порешили, что для цен продолжит использовать свою табличку, а от туда через копипаст будет вносить в программу.

Куча вопросов по аналитике... но проблема: не введен комплекс данных для запрашиваемого анализа, а по введенным "ошибочным" программа демонстрирует полную чушь.

Короче - полная обычная опа!
----------------------------------------------
Конечно пришлось удалить (это проще, чем исправлять) всю его работу, оставив "начальный" приход по остаткам, а дальше провёл (оттарабанил без настроения) подробное объяснение тем, предварительно распечатав печатные формы электронных учебников по приходу, финансам и аналитике:

1. Стандартный ввод приходных накладных и визуальное отслеживание нарушений правила "при изменении поставщика или цены вводим новую карту". Неоднократно обратил внимание на самодиагностику при сохранении накладной, показал форму накладной (формат поставщика), позволяющую выявить неверно определенные товары.

При выслушивании замечаний уяснил, что многие мои замечания были просто забыты, в силу разнообразия "заморочек" Алексея, а посему настойчиво попросил ЗАПИСЫВАТЬ некоторые важные нюансы.

2. Показал разные механизмы распределения (проведения) приходов на один склад (или кучу одновременно), а так же распределение с порождением транзитных или отгрузочных накладных.

3. Детально объяснил непонятые (ошибочно понятые) приёмы ввода отгрузок, а так же описали механизм цен продажи (как выяснилось в 60% случаев до ввода отгрузки и даже в процессе ввода тип цены неизвестен)... Поступаем тогда "элементарно": вводим пофиг по какой цене накладную, а уже после её закрытия "кнопкой" запускаем режим пересчета по нужной цене.

4. Объяснил, как исправлять "приход", если наделаны продажи по "ошибочному" товару - удаление отгрузки, откат распределения накладной, изменение накладной.

5. Подробное освоение "ревизии" через режим инвентаризации и правка исходного прихода через режим "изменение распределенной накладной".

6. Дал основы ведения финансовых операций, пока только четко, связанных с накладными... при объяснениях только на этот тип ведения денег увидел понимание в глазах.

7. Количество вопросов всё увеличивалось, а способность восприятия информации катастрофически падала, по этому "принудил" записывая каждую "клавишу" описать построение "пятка" остро (минимально) необходимых отчетов, распечатывая образец для каждого отчета....


----------------------------------------------
"За сим растались", в праздники были несколько звонков со "сложными" для "начального уровня пользователя" вопросами - по возможности отвечал... А затем клиент исчез - совсем исчез, на одну попытку позвонить ему "телефон вне зоны"... и всё?