Форум по программам и оборудованию > >

Правила написания электронной почты

25.09.2017 14:47


[ОТВЕТИТЬ]
Опции темы
26.12.2011 17:43  
OlegON
Цитата:
В наше время существует большое количество информационных технологий, а с каждым годом их становится больше. Их изучают, развивают и придумывают новые. Есть такие, о которых знают все, есть такие, в которых разбираются только специалисты. А есть и такие технологии, которыми мы пользуемся ежедневно, по многу раз в день. Даже язык не поворачивается называть их технологиями — настолько они стали привычными и просто вросли в нашу жизнь, в наше ежедневное существование. Об одной такой технологии я и хотел бы поговорить сейчас.

Электронная почта. Наверное нет ни одного пользователя компьютера, у которого нет почтового адреса. Да что там компьютера! Клиенты электронной почты прочно обосновались на смартфонах, планшетах и даже телевизорах. Электронная почта это просто? Да, это просто. Любой может написать письмо, любой может прочитать, у всех есть почтовый ящик, у многих их несколько. Это настолько просто, что пользователи уже не умеют правильно написать письмо. И особенно это касается деловой переписки.

Мне (как и многим из вас, наверное) приходится вести деловую переписку по электронной почте. С сожалением вынужден отметить низкий уровень культуры пользования электронной почтой на постсоветском пространстве. Уровень зачастую настолько низок, что иначе как дикарями нас и назвать нельзя. Я не говорю сейчас о применении различных технологий, это отдельная тема. Речь идёт о правилах хорошего тона, об этикете, об уважении к тем, с кем ведёшь переписку.

Ниже я перечислил типовые ошибки, которые довольно часто встречаются. Многие из этих ошибок вызывают улыбку, иногда просто веселят, а часто и раздражают ваших адресатов. Эти ошибки легко исправить и не допускать в будущем. И, наверное, стоит это сделать, чтобы иметь вид культурного и воспитанного собеседника, пусть даже в электронной почте.

First name и Last name

У каждого письма должен быть отправитель. Отправитель это имя и фамилия, а также почтовый адрес. Все эти данные настраиваются в почтовом профиле. У многих настроен только один профиль и имя указано латинскими символами. Не думаю, что это правильно. Гораздо лучше сделать хотя бы два профиля: для общения с русскоязычными собеседниками (с именем написанным кириллицей) и для общения с иностранцами (имя латиницей).

Но это не единственный промах в таком маленьком поле, как отправитель. По старой русской традиции у нас принято указывать сначала фамилию, а затем имя. Всё прогрессивное человечество поступает наоборот. Точно так же (наоборот) настроены и почтовые клиенты. Так что правильно указывать имя сначала. Ведь вы же не хотите, чтобы вам ответили на ваше письмо «Здравствуйте, Иванов!», а не «Здравствуйте, Иван!». Точно также вежливо к вам хочет обратиться и ваш собеседник. Так зачем заставлять его делать лишнюю работу и заменять вашу фамилию на имя при ответе? Что-то он о вас думает в такие моменты? Ещё мрачнее его мысли могут стать, если вы указали вместо имени свой никнейм.

Не забывайте про подпись

Каждое письмо должно заканчиваться подписью. К сожалению, не все об этом знают. А среди тех, кто знает про подпись, не все её корректно составляют. Подпись надо обязательно настроить в профиле. Не стесняйтесь сообщить собеседнику, что вы его уважаете, и повторите ещё раз свои имя и фамилию. Это очень сильно поможет в случае, если переписка будет длинная и кто-то ещё подключится к ней позже, например. Не говоря уже о правилах хорошего тона.

Фраза «С уважением» и ваши имя и фамилия это минимум того, что нужно указать в подиписи. Если переписка деловая, то не забудьте указать название вашей организации, можно указать должность, чтобы собеседник знал, с кем он общается. В подпись можно добавить контактную информацию, например, рабочий телефон (с кодом города, даже если вы из Москвы), мобильный телефон, сайт и т.д. Но постарайтесь не перегрузить подпись большим количеством информации. Иногда бывает, что письмо на 90% состоит из подписи. Стоит этого избегать.

Отвечайте на письмо, отвечайте всем

Как только не отвечают у нас на письма. Самая грубая ошибка граничащая с пренебрежение к собеседнику — вместо ответа написать новое письмо, да ещё и с новым заголовком. Тем самым вы сообщаете собеседнику, что считаете его абсолютным бездельником, которому и заняться то нечем, разве что поискать в архиве ваши письма и попытаться угадать, какая переписка сейчас продолжается.

Чтобы не выглядеть в глазах собеседника хамом, обязательно отвечайте на письмо. Отвечайте с копией на всех участников переписки, не убирайте никого из копии без острой на то необходимости. Ведь не просто так появляются адресаты в копиях? Вы же хотите, чтобы все заинтересованные участники переписки получили ваш ответ, а само письмо аккуратно сгруппировалось с другими письмами в дискуссию, и вся переписка потом могла быть легко перечитана?

Цитируйте письмо

Когда-то давно, ещё на заре Интернета трафик был очень дорогой. Подозреваю, что с тех самых времён есть пользователи, которые удаляют всё цитирование при ответе на письмо. Иногда они удаляют не всю цитату, а только её часть. Не думаю, что таких пользователей много, но похоже, что они передают свои знания молодым поколениям, учат их удалять цитирование. К сожалению, вынужден разочаровать, современный доступ в Интернет позволяет не только перекачивать гигабайты торентов, но и переслать 1-2 килобайта (пусть даже 100) ваших электронных писем. Не удаляйте цитирование, оно может помочь освежить в памяти переписку. Не думаете же вы, что ваш собеседник общается по почте только с вами? В противном случае, о вас он будет не лучшего мнения.

Указывайте заголовок письма

Если вы хотите, чтобы ваше письмо было своевременно прочитано, а не обнаружилось потом в «спамоловке», то указывайте заголовок письма. Если хотите, чтобы ваше письмо правильно поняли и смогли найти потом во входящей почте, то указывайте корректный заголовок, который отражает суть и тему письма.

Используйте рабочий почтовый адрес

В деловой переписке используйте рабочий почтовый адрес. Понятное дело, что тяжёлое наследие советского периода до сих пор не позволяет всем организациям завести корпоративную почту. А иногда ваша патологическая занятость не позволяет вам настроить рабочую почту на домашнем компьютере. Бывают, конечно, и более веские причины, которые не позволяют использовать рабочий адрес. Но ни одна из этих причин не может быть оправданием, когда в деловой переписке используются адреса типа killer666, zai4onok и fuck_off. Не сложно представить, насколько серьёзно отнесутся к вам ваши партнёры. Существует достаточно большое количество бесплатных почтовых сервисов, многие провайдеры предоставляют почтовый ящик. В конечном счёте ящик даже можно оплачивать (какое кощунство!).

Пишите письмо, а не пересылайте документы

Часто бывает необходимо переслать какой-то документ в письме. И электронная почта для этого вполне подходит. Но не стоит пытаться всю переписку приводить к такому виду. Не надо писать письмо в текстовом процессоре (например, Word) и безмолвно вкладывать его в пустое письмо. Это выглядит по меньшей мере странно. Если вы высылаете таким образом отчёт или другой документ, то не поленитесь написать, что содержится во вложении.

Пересылайте архивы

Если вы хотите переслать много файлов, то лучше перед отправкой запаковать их в один архив. Тоже самое касается и больших документов. Зачастую сжатие позволяет сократить размер письма в 2-3 раза. Если вы также хотите, чтобы ваше вложение просмотрели, то используйте известный архиватор, который должен быть у всех. На данный момент это ZIP. Запакованный ZIP'ом архив, пожалуй, откроется в любой системе. Практически тоже самое можно сказать и о RAR, только применительно к России. Не используйте ультрановых архиваторов, которые «сжимают на 10% сильнее». Иначе вы рискуете получить в ответ то, что сами не сможете распаковать.

Сжатие сжатием, но постарайтесь не пересылать больших вложений. Особенно нескольким адресатам сразу. Особенно если не хотите заблокировать почтовый сервер получателя. Даже несколько мегабайт может повредить слабому серверу. Если вы сомневаетесь, что письмо с вложением дойдёт до адресата, то лучше этот вопрос согласовать с получателем. В конечном итоге файлы можно передать через FTP или иным способом.

Пользуйтесь проверкой орфографии

Ясное дело, что орфографические ошибки это последнее, на что сейчас обращают внимание. Уровень общей грамотности настолько низок, что можно смело писать письмо не боясь, что его прочтёт грамотный человек. Пожалуй, это проблема не использования электронной почты. Это общая проблема сейчас. И только удивляться можно, как же с такой грамотностью (вернее с её полным отсутствием) можно закончить ВУЗ. Однако, как бы то ни было, встречаются ещё такие чудаки, которые замечают орфографические ошибки и считают, что писать надо правильно, а не так как нравится. Наверное для них и придумали проверку орфографии. Хотя я считаю, что настроить её надо всем.
 
02.05.2013 10:34  
OlegON
Сюда надо добавить: если вы пишите в Outlook, то не забывайте, что это не единственная почтовая программа в мире. Не сто́ит вставлять картинки прямо в текст, надеясь, что получатель их увидит ровно на том же месте. Не следует пользоваться Word, как редактором сообщений, если вы пишете куда-то за пределы своей организации, где Outlook принят корпоративным стандартом. В Outlook 2010 обязательно надо установить формат plain text (или как он там называется) для писем в Интернет или за пределы организации (есть отдельная настройка, точно не помню, как она называется). Именно в этой версии MS совершила еще один кульбит в попытке навязать свои форматы миру и очень часто отправители не могут прочитать написанное или пересланное письмо.
 
 
Опции темы



Часовой пояс GMT +3, время: 14:47.

Все в прочитанное - Донат - RSS - - Карта - Вверх

Форум сделан на основе vBulletin®
Copyright ©2000 - 2017, Jelsoft Enterprises Ltd. Перевод: zCarot и OlegON
В случае заимствования информации гипертекстовая индексируемая ссылка на Форум обязательна.