Автоматизация небольшого бизнеса. С чего начинать… : Другие вопросы

Добрый день.
Стоит задача, подготовить бизнес с оборотом 80-100 млн. руб. в год, к автоматизации. Исходная точка такова. Бизнес производит скоропортящуюся мясную и молочную продукцию. Одна организация производит молочную продукцию, другая организация производит мясную продукцию. Сбытовая сеть совместная. 75% оборота занимает канал сбыта через прилавочную торговлю на рынках. На рынке сбыт молочной и мясной продукции в одном павильоне. Снабжение также объединено. Вопрос таков: как нужно выстроить бизнес-процессы для последующей автоматизации этих самых бизнес-процессов, если проще, какие шаги нужно предпринять, чтобы прекратить бардак, так как бардак автоматизировать нельзя (где-то вычитал). Понимание есть, но конкретики нет. Интересно знать, как другие подходят к автоматизации, с какими трудностями приходится сталкиваться, как их решают, примеры неудачных решений и прочее. Именно, примеры небольшого бизнеса, который не может набрать консультантов для реанимации системы учета, контроля, испытывающий недостаток оборотных средств, и при этом способный решить задачу автоматизации, или не способный…

Прежде всего, определите для себя (и сообщите нам) перечень целей, которые вы ставите перед собой и хотите достичь автоматизацией. Насмотрелся на рукоблудителей, которым, "чтобы было" и недостаток средств на реализацию задуманного, позволило потратить много денег и получить взамен неработающий софт. Судя по всему, перед нами именно такой случай. Без консультанта в данном случае убьете гораздо больше времени, сил, денег и соберете куда больше граблей по приобретению совсем не того, что вам нужно и внедряя то, что вам не нужно. А нормальный консультант-внедренец будет стоить много денег, как и нормальное оборудование (сколько и какое оно у вас тоже не известно, возможно, что почти все придется заменить). Непонятен и географический разброс предприятия и каналы связи между подразделениями. Наличие и готовность рабочих мест. Навскидку, я бы предположил разделение софта на тот, который будет заниматься производством (это тоже пальцем в небо, поскольку не понятно, что и из чего вы производите) и на тот, что будет заниматься розницей (вообще не понимаю, как собираетесь автоматизировать места на рынке), грамотный спец должен будет написать связку этого софта воедино. Рекомендую конкретизировать вопросы. Пространно писать можно сколь угодно долго, но общее мнение - вам нужен консультант на месте, дорогой, с большим опытом работы, непредвзятый по отношению к какому-то конкретному решению, чтобы привязать решение к бизнесу, а не наоборот. И нужен грамотный внедренец того софта, который выберет консультант. Поскольку масштабы предприятия определяются не только выручкой и о них ничего не написано, то, возможно, что консультантов и внедренцев должны быть десятки. Начните с одного.

вижу 4 проекта
1 производство мяса
2 производство молока
3 сбыт молока и мяса
4 отчетность

далее уже по месту, если производства налажены и вмешательства не требуют - то можно и оставить их на потом, а начать с документооборота, потом стоит выбрать учетную систему, затем спланировать места и методы ввода первички и возможные центры обработки, после чего можно начать строить сеть и прочее ИТ. В случае хорошо продуманого бюджета время от запуска и до получения первых результатов будет не большим. А вообще это одно из ключевых моментов влияющих на стоимость проекта в целом - время отображения реальных операций. Для "онлайн" базы (когда каждый проданый литр и килограмм минусуется из только что произведенного и тут же мгновенно определяется его себестоимость) потребуется значительно больше затрат чем для отображения этих же данных но за вчерашний день.
а вообще стартапы это тема в каждом случае особенная, и даже при условии одинакового конечного результата разными людьми будут выбраны разные методы. и это не понятно, что значит подготовить бизнес к автоматизации, а потом что, автоматизацию отдельно? надо также учесть что автоматизация ради автоматизации часто не работает, сломать привычный уклад и заставить персонал работать по другим правилам нужно очень твердую руку руководства, у меня есть не один пример когда прекрасные проекты останавливались на середине упершись в какойнибудь отдел где технологи привыкли к маршрутным картам собственной разработки и руководство не смогло (или не посчитало нужным) их сломить, в результате система на старте получила дыру с которой функционировать не смогла согласно ТЗ, пришлось отключать уже на запущенной системе некоторые подсистемы...

Бизнес (меньше 6 лямов в месяц) действительно небольшой и грамотный консультант врятли здесь поможет - не тот масштаб. Помочь сможет реальный специалист, внедривший нечто на схожет по бизнес-процессам предприятии. Насколько понял пока "автоматизации" нет, а посему программа должна иметь модуль производства, работать в одной базе с несколькими юр.лицами (собственниками).

Для каких-то советов очень мало инфы по организационной и територриальной структуре, а именно находятся ли производство и служба сбыта, а так же число точек на рынках и график работы продавцов? Так же непонятно со снабжением - как происходит, кто заказывает, на основании чего?

Предприятие по производству молочной продукции работает на спецрежиме - ЕСХН. Предприятие по производству мясной продукции на УСН.
Программное обеспечение в настоящий момент 1С на 10 компов. Основная выполняемая функция 1С: налоговый учет.
Производство мясной и молочной продукции территориально находится в одном месте с общей инфраструктурой, объединенной бухгалтерией и общим отделом продаж.
Основной сбыт в Москве, 500 км от производственной базы. Возможный канал связи, только 3G, проводной связи нет.
Мясное производство работает под заказ. Известен примерный объем заказа на неделю, соответственно под заказ приобретается сырье и упаковка.
Молочное производство работает под заказ и на склад длительного хранения. Так как на поставки сырья длительные контракты, в летний период молоком заливают, продукция, которую невозможно реализовать, идет на склад (сыры, творог, масло).

Добавлено через 53 секунды
14 торговых точек на ярмарках выходного дня в Москве, в тонарах и палатках. В понедельник отдел продаж дает заявки на ТТ. В четверг товар транспортируется в Москву на ТТ, распределение товара по ТТ происходит с колес, без использования склада. С пятницы по воскресенье работают ТТ, затем палатки сворачиваются, тонары на стоянку, транспорт забирает остаток продукции с ТТ, возвратную тару, заказы снабженцев и возвращается на производственную базу. Оснащенность ТТ: в тонарах: простейшие электронные весы и кассовый аппарат АМС -110К, в палатках – весы.
Наряду с со сбытом на рынках выходного дня, есть ТТ ежедневной торговли, подвоз продукции осуществляется 2 раза в неделю, оснащение ТТ: весы и кассовый аппарат.

Добавлено через 51 секунду
Так как все сразу (снабжение, производство, сбыт) не сможем охватить, начну со сбыта. Нужна достоверная картина по сбыту продукции и коммерческим расходам, в разрезе торговой точки и каналов сбыта. Проблемы:
1.1. Воровство на ТТ. Пример. Приобрели весы DIGI SM 500, для этикетирования на производстве весового товара. Часть комиссионеров стала возражать против указания цены весового товара на этикетках, мотивируя тем, что продавец недоволен этим. Причина недовольства в том, что продавцу становится нелегко обмануть покупателя, и он не может себе положит на карман 1-2 тысячи рублей сверх зарплаты. На предложение убрать такого продавца, предлагают найти самому другого продавца. Ситуацию переломили с большим трудом, и то благодаря постоянной покупательнице, которая в категорической форме потребовала убрать продавца.
1.2. Скидки. Так как товар скоропортящийся со сроком хранения от 24 часов, часть товара продается со скидкой, особенно в воскресные дни, когда торговля заканчивается, или заканчивается срок годности у продукта. Соответственно, определить какое количество товара и какой товар был продан со скидкой не представляется возможным. В авансовом отчете продавец пишет в строку: скидка и сумму.
1.3. Переброс товара с одной ТТ на другую. Основной день продаж - пятница, соответственно, к концу дня, на одной ТТ - продукции нет, на другой ее осталось много. Продукцию начинают перекидывать с точки на точку. Воскресенье – последний день торговли и самый слабый день по продажам, многие ТТ закрываются и остаток с ТТ сбрасывается на две-три работающих ТТ. Бухгалтерия не может своевременно выделить проблемные ТТ и предоставить какую-либо ценную информацию для отдела продаж по ТТ.
1.4. Заказы, сбор, обработка и отправка на производство. Заказы по своим торговым точкам принимаются отделом продаж у продавцов и отправляются на производство. Работа с заказами идет в Excel. С комиссионерами сложнее, их становится все больше, они присылают заказы на e-mail. Идет потеря времени на их сбор и обработку. Также затруднен контроль исполнения заказов. То есть нужен аналог интернет-магазина для оптовых покупателей с формированием заказа по ТТ и автоматической отправкой на производство, с разделением на молочные и мясные продукты. Производство формирует бланк выполнения заказа и отправляет в бухгалтерию для выписки накладных и комиссионерам на майл.
1.5. По ТТ ежедневной торговли, те же проблемы, что и по ТТ на рынках, плюс удаленность сбыта, проблемы с инвентаризацией и еще много чего, что может представить проблему, так как в этом направлении начали работать недавно.
1.6. Отчетность торговых точек. В нынешнем виде представляет из себя авансовый отчет с указанием расходов, указанием суммы выручки, приложением накладных, суммой скидки. Ценность такого отчета для отдела продаж равна нулю.

Консультант, конечно, напишет ТЗ и проект, но спроецировать его сразу на весь бизнес не сможем. Помешает этому низкая финансовая и исполнительная дисциплина Как идеальная картинка он останется на бумаге, и хорошо, если у кого-то в голове. Планирую постепенную, лоскутную автоматизацию, но надо определиться с ключевыми точками, что делать в первую очередь? Делать софт для приемки заказов или начать с приобретения оборудования на одну ТТ и начать обкатку на ней. Какое оборудование удовлетворяет указанным задачам?

Это уже весьма неплохая постановка задачи... по крайней мере есть практически вся основная информация, что по мне, то не хватает:

1. Число производимых SKU (номенклатура)
2. Тип мясных изделий... как есть тема в разделе "супермага" - разделка тушь достаточно сложная задача для автоматизаторов.

Что по порядку действий (ИМХО): в начале подбирается программное обеспечение, автоматизирующее хотя бы 80% сразу и с обещанием "продавцов" допилить остальные хотя бы 12%... Они же и определят список требуемого оборудования под свои системы. Всё это так же определит стоимость стартового решения, сроки и стоимость владения, т.к. где то ПО будет недорогим, но цена "железа" будет запредельной, а где-то и стоимость внедрения окажется неподъемной.

В принципе, если формально реализовывать все хотелки сразу, то потребуется всё довольно дорогое и сложное, но мной видится, что задачи можно радикально упростить, но получив желаемый результат. Например: зачем реализовывать заказы on-line, да ещё и с Web мордой и интегрировать в back системой? Это сразу отсеивает 99% пригодных программ, которые могут предлагать другие типы реализации.

Т.е. система автоматизации первична, а способы решения Ваших задач в разных программах могут радикально отличаться. Можно предложить "продублировать" постановку задачи в разделах разных систем данного форума. Например: Ваша задача решается, пусть с небольшими доделками в моей системе УС Land, но что-бы нам понять друг друга Вам необходимо иметь представление о ней из соответствующего раздела форума.

я вижу основные проблемы выделились в торговле, вот с автоматизации кассовых мест и надо начинать. каналы связи тоже решаются, помимо 3G есть еще обычные флешки.

Вы на рынки ходите? Если да, то видели места, где торгуют мясом, сыром, разливным молоком и сметаной? Расскажите пожалуйста как в таких условиях продавцу использовать "автоматизацию касс"? ... в самом деле очень интересно!

Кстати, как идея.
Есть у меня по дороге в сад маленький магазинчик при птицефабрике (Птичий двор называется)
Из всего оборудования - какие-то штриховские весы + сканер (подключенный к весам, для штучных упаковок).Весы взвешивают, по коду товара дают его цену и выдают в итоге нефискальный чек со всеми покупками.

Как в весы информация попадает, не знаю. Ассортимент товаров у них около 100 наименований.
Аналогичное оборудование у них же и в киоске, на рынке.

1. Номенклатура. По пятьдесят наименований мясной и молочной продукции. Это если по максимуму. В настоящий момент около 70 номенклатурных позиций.
2. Всем номенклатурным позициям присвоен штрих-код и есть (возможна) упаковка в вакуумную пленку. То есть товара, который требует розлива или разделки, вроде свиной или говяжьей туши, на торговом месте нет.
3. Онлайн-форма для заказа продукции нужна для приемки и отслеживания выполнения заказов, без какой-либо интеграции на первом этапе в back-систему, ее попросту нет. Данную форму возможно прикрутить к сайту предприятия.
4. Знать остатки на ТТ в онлайн-режиме также не требуется, главное, создание автоматизированного сбора данных о продажах на ТТ и остатков с них. Картина мне представляется примерно так как описала Мtirt: весы со сканером штрих-кода. Передача данных о продажах через флэшку подходит. По обновлению базы в весах… сейчас у нас есть база SIS 2002, через нее обновляем информацию в весах DIGI SM 500. В принципе, сотрудник с ноутбуком может скачав актуальную базу с сервера обновлять каждую неделю базу в ТТ. А вот какое оборудование должно стоять в ТТ, чтобы работала с базой SIS 2002 и что выбрать, какой фирмы и в какой комплектации, тем более, что в ТТ ежедневной торговли и тонарах должен стоять кассовый аппарат, в этом вопросе я плохо разбираюсь.
Почему я не выбираю сразу систему автоматизации. Потому что: а) не налажены толково бизнес-процессы, б) на первом этапе требуется научить сотрудников неукоснительно соблюдать установленные процедуры. То есть начать с документооборота, как было написано выше, а чтобы его немного облегчить, автоматизировать торговые места, с незначительными расходами на первоначальном этапе. Возможно я неправильно что-то понимаю, буду рад любой критике.