Прием заказов через интернет : ФинСофт:КупецЪ

Программа ФинСофт:КупецЪ имеет встроенные средства для организации приема оптовых заказов через интернет.
На выбор можно использовать либо web-сайт, либо настольную программу ФинСофт:Электронные заказы. Оба этих приложения (так называемых "внешних модуля") имеют примерно одинаковый функционал. В настольной программе актуальный каталог товаров загружается сразу и в дальнейшем обращение к интернету происходит только при просмотре фотографий и отправке заказа. Настольная программа имеет такой же интерфейс, как КупецЪ, и разработана по той же технологии. Web-сайт разработан на php. Он имеет настройки, позволяющие параметрически модифицировать внешний вид и подключать нужные функции.
Ниже приведены скриншоты web-сайта и настольной программы.

Кроме основного каталога товаров имеются дополнительные разделы. Работа в них аналогична работе с основным каталогом.

Новинки. Сюда размещается информация о новых поступлениях товаров. Менеджеры могут самостоятельно формировать этот раздел, используя в Купце справочник "Аналитическое группы товаров". Но больше прижился другой вариант - автоматическое размещение приходных накладных за последние две недели.

Спецпредложения. В процессе работы в Купце менеджеры могут проводить различные акции, связанные со специальными ценами на товары. Для этого они создают документы "Акции". Если по товару проводится акция, то к нему не применяются скидки когда операторы оформляют отгрузочные накладные. В раздел спецпредложений автоматически размещаются все активные документы "Акции". Кроме этого, менеджеры могут самостоятельно сформировать спецпредложения с помощью справочника "Аналитические группы товаров", как и для новинок.

Презентации. В этот раздел менеджеры могут разместить ограниченные списки товаров индивидуально для каждого покупателя, используя в Купце диалог "Коммерческое предложение". Соответственно, каждый покупатель после авторизации видит только предназначенные для него презентации.

Дефицит. Этот раздел состоит из двух групп - дефицит последней отгрузки и дефицит за последние 30 дней. Дефицит образуют товары, которые были заказаны покупателем, но не были отгружены из-за нехватки на складе. Как и в разделе Презентации, покупатели видят только предназначенную для них информацию.

История. Раздел содержит список предыдущих заказов покупателя, на основании которых он может подготовить новый заказ.

Так выглядит диалог работы со спецпредложениями на web-сайте:

Организация обмена информацией с web-сайтом.
Для обмена информацией между Купцом и web-сайтом (программой ФинСофт:Электронные заказы) используется небольшое приложение-робот. Это приложение запускается на компьютере, имеющем выход в интернет. Оно с заданной периодичностью выполняет обмен файлами с заданным списком ftp-серверов и отправляет почту через заданный список smtp-серверов. Таким образом, из Купца можно управлять работой нескольких
сайтов. Робот при запуске сворачивается в трей. В развернутом виде он выгляди следующим образом.

Получение заказов.
Подготовленные заказы покупателей Робот загружает с ftp-серверов. Для оповещения операторов о приходе новых заказов используется еще одна небольшая программка Информатор. Информатор запускается на сервере, где работает КупецЪ. Информатор проверяет наличие загруженных роботом с ftp-серверов заказов. Если заказы поступили, то он формирует оповещение для нужных операторов. В запущенном экземпляре Купца существует системный процесс, который в момент простоя проверяет наличие оповещений для соответствующего пользователя и, при нахождении, выводит сообщение. Сообщение о приходе новых заказов выглядит следующим образом.



Диалог загрузки заказов выглядит следующим образом.



В процессе загрузки заказа создается отгрузочная накладная, в которой автоматически определяется дефицит и применяются скидки. Одновременно делается запись в журнал принятых электронных заказов (для возможных в последствии сверок) и отправляется извещение покупателю по электронной почте. Оператор также может отправить покупателю счет или подтверждение заказа (с информацией о дефиците и скидках) в формате Excel по электронной почте.

Программы Робот и Информатор фиксируют дату и время последнего успешного сеанса своей работы. Если с момента последнего успешного сеанса прошел некоторый критичный промежуток времена, операторы оповещаются о необходимости проверки активности программ.

Если используются несколько web-сайтов, то можно разделить оповещения о получении заказов по разным операторам.

Запрос на подключение покупателя.
Для подключения к системе электронных заказов покупатель заполняет форму на web-сайте. В дальнейшем он может загрузить с сайта программу ФинСофт:Электронные заказы и переключиться на работу через нее.
Оператор в офисе получает извещение, подобное извещению о приходе новых заказов.



Если запрос исходит от существующего клиента, то оператор самостоятельно регистрирует его на сайте (в программе электронных заказов) и высылает ему по электронной почте письмо с реквизитами. Если запрос исходит от потенциального клиента, то информация сохраняется в специальной группе справочника контрагентов, а оповещение автоматически рассылается подписанным менеджерам. Менеджеры определяют, кто должен выйти на контакт с этим клиентом и заключить договор или отказать.
Диалог регистрации клиента выглядит следующим образом.



Регистрация выполняется сразу для всех сайтов.

Выгрузка информации на сайт.
Выгрузка информации на сайт может выполняться в автоматическом режиме по расписанию или в ручном режиме. Для запуска в автоматическом режиме нужно запустить Купца со специальным ключем. Диалог ручного запуска выглядит следующим образом.



Выгружается вся необходимая информация, включая основной каталог товаров, дополнительные разделы, фотографии товаров (те, которые добавились или изменились с предыдущей выгрузки), прайсы в формате Excel и некоторые настроечные данные. Здесь же выгружается информация для системы мобильной торговли, а также делается автоматическая рассылка по электронной почте.

Рассылки.
В Купце можно делать рассылки по электронной почте для клиентов. Рассылки могут формироваться менеджерами в автоматизированном режиме или формироваться полностью автоматически при выгрузке информации на сайты.
В настоящее время используются два варианта автоматических рассылок. Первый формируется, если количество пришедших на склад видов товаров превышает некоторое настраиваемое значение (большое поступление). Второй формируется, если менеджеры создали новую акцию (спецпредложение).
В список получателей включаются все покупатели, которые заказывали товары в течении предыдущего года (период плавающий). В письмах указывается ссылка для перехода в соответствующий раздел каталога товаров.