Резерв товара: настройка работы : Реальные задачи по закупкам

Добрый день!
Появился вопрос о резервах товара:
1. Как возможно настроить контрль данного вопроса? Интересуют административные меры и настройки учетной системы.
2. Как настроить работу по-данному вопросу с клиентами? Например, клиент делает предоплату или подписывает договор с определенными условиями и только потом делается резерв товара и последующая отгрузка.
3. Как работать с остатком: учитывать резерв в свободном остатке или не учитывать? Если учитывать, то в каких случаях?
4. Учитывать сам факт резерва товара, как потребность клиента в определенный период?
5. Интересует также вопрос связанный с резервом: дату отгрузки учитывать в учетной системе по дате резерва или по дате проведения отгрузки?

Примечание: часть вопроса обсуждали здесь.

Самое простое - это сделать отчёт в учётной системе, в который будут выводиться слишком старые резервы. В более сложном случае - автоматическое снятие резервов по истечении определённого срока.

Например, так.

По-хорошему, момент продажи надо фиксировать по дате резервирования, тогда резерв вычитаем из остатка, чтобы получить свободный. Но не все учётки могут это делать, да и психологически руководство компаний не всегда готово к такому подходу, поэтому продажу считают по дате отгрузки, и в таком случае, например, оплаченный резерв - это уже не свободный остаток, а не оплаченный резерв, свободный, - тут надо уже идти от политики компании. Ведь нет смысла говорить, вообще, о политике резервирования без привязки к политике компании. ;)

Привет, Вадим. Подход к резервам в опте и для розничного покупателя несколько отличается, поэтому я выскажу свои соображения в общем, а ты уже смотри что может быть полезным тебе.
Как уже сказал Валера, нужен отчет по просроченным резервам и автоматическое снятие с резерва.
Для каждого клиента (категории клиента) может быть установлен свой максимальный срок резервирования, например розничный покупатель - 1 день, новый оптовый клиент - 1 день, постоянный оптовый клиент (В,С) - 2 дня, важный оптовый клиент (А) - 3 дня. Как провести классификацию клиентов - дело второе, это будет в любом случае подобие АВС-RFM-анализа по некоторым важным факторам.
Есть смысл контролировать показатель трансформации резервов в отгрузки (как в целом по резервам - отгрузка в полном объеме, так и по строкам документов, в случае когда клиент может отказаться от части резерва, а остальное - забрать). При низком коэффициенте лишить "клиента-проститутку" возможности резервировать товар. Дефицитный товар резервировать под клиентов с высоким коэффициентом. Данный коэффициент есть смысл анализировать и в разрезе менеджеров, можно привязать к зарплате этот коэффициент, т.е. кто будет лепить левые резервы - получает некий штраф. По каждому снятому резерву менеджер должен оставить краткий комментарий в базе о причине этого. На случай разбора полетов менеджер должен иметь письменное требование клиента о резервировании. Резерв для контроля коэффициента трансформации должен сниматься отдельным подчиненным документом "Закрытие резерва", этот документ создается либо менеджером либо автоматически при неполной отгрузке или истечении срока резервирования.

Если товар не заказной, то предоплату можно и не брать. Клиент в зависимости от своей важности должен четко понимать на какое время для него может быть зарезервирован товар, какие действия он должен после этого совершить и какие последствия для него может иметь частое снятие товара с резерва.

Мы резервируем товар для продажи, разумно не учитывать резерв в чистом остатке и стремиться к тому, чтобы коэффициент трансформации резервов в отгрузки был максимальным.

Если резерв окончился отгрузкой - само собой. Если резерв не окончился отгрузкой, то нужно анализировать причины для того чтобы делать такой вывод, например, если клиент отказался от резерва из-за высокой цены товара - это одно, если отказался потому что передумал покупать - другое.

Ничего нам не мешает иметь дополнительный отчет, который будет показывать отгрузки по дате резервирования, если это нам действительно нужно.

Валера, приветствую!
Отчет есть, думал о дополнительных мерах контроля :) .
Тут мы расходимся во мнениях, так как резерв не дает продать другому менеджеру этот товар при условии отсутствия дополнительного количества для продажи, то есть этот товар не свободный и его не нужно учитывать в свободном остатке.

Андрей, приветствую!
Коэффициент трансформации - это мысль, "просто и со вкусом".
Считаю, что это дополнительная мера, которая позволит обезопасить от возможного снятия резерва.
Согласен на 100%.

Согласен.
Я написал это по-другому поводу. Считаю, что если можно будет регистрировать отгрузки по дате резерва, то мы получаем потребность по времени ее возникновения, а не когда произошла отгрузка.

Инструменты можно придумать самые разные - начиная с платы за резерв, который не был продан из расчёта стоимости денег вложенных в эти резервы, и заканчивая лимитами на неоплаченные резервы - что для клиентов, что для менеджеров. Тут надо идти как всегда от проблемы, которую хочется решить. ;)

Ключевое слово в моей реплике было "например". ;) Если все наши менеджеры - честно резервируют под реальных клиентов, то да, иначе - они частенько отдают свой резерв, сделанный на "чёрный день", другому менеджеру в обмен на другой товар, который тот менеджер так же припас "в резерве" для себя. Опять же, нужно идти от целей и проблем, которые ты хочешь решить с помощью этого определения. Если новый клиент с утра зарезервировал без оплаты весь остаток и продержал его так весь день, а вечером отказался от него, то да - такой день надо считать дефицитным, и в свободный остаток этот резерв не включать. Если же ты собираешься делать закупку этой продукции, то я бы не спешил покупать ещё столько же, сколько лежит на складе - соответственно, ты будешь считать этот резерв - свободным остатком. ;) Тут не всё так однозначно - и принимая или не принимая резерв в качестве доступного остатка мы можем выбирать меньшее из зол, а можем применив дополнительный инструмент, снижать негативное влияние нашего выбора - всё в наших руках!.. ;)

А как ты видишь реализацию этого, если безналичный платеж идет сутки и на это время нужно все равно поставить резерв, который еще не предоплачен, чтобы клиент не остался без товара, заплатив за него (а как быть если у клиента вообще отсрочка платежа?). Т.е. риск в резервировании находится как раз в промежутке между заказом и поступлением денег (в случае предоплатной схемы работы) и заказом и отгрузкой (в случае отсрочки, тут нужно максимально быстро отгрузить товар).
В случае с розницей, предоплату представляю смутно, т.к. предоплата - это покупка. Не может же человек заплатить в кассу стоимость товара и попросить зарезервировать под него товар...
Предоплата - это инструмент снижения риска в заказных поставках.

Возможно, нужно смотреть в конкретной ситуации. Если время между резервированием и отгрузкой - день-два, то смысла в этом не вижу. Если неделя-две, то нужно понимать, по какой причине этот срок настолько велик. Если клиент просто хапнул дефицитного товара наперед, то потребностью в момент резерва это не назовешь.

Валера, привет!
Есть несколько вопросов, которые хотелось бы решить: контролировать по времени, покупателям и менеджерам резервы. Тут очень понравился показатель Андрея "коэфициент трансформации".

Согласен, что оплата(частичная оплата) может являться параметром, по которому можно разделять резервы, которые включаем в свободный остаток или не включаем.

Андрей, привет!
Согласен, что это будет решение только для заказных товаров, где клиент может отказаться от своего заказа.

Ну так может случится многое за этот период: товар могут просто не найти, товар уже зарезервированный по воли руководителя отдела продаж могу продать другому клиенту, персорт по товару может быть и т.д. Думаю, что нужно учитывать отгрузку по дате резерва, а не по дате, когда мы смогли отгрузить.

Привет, Вадим.
Все перечисленные тобой случаи будут означать с высокой долей вероятности, что этот резерв не трансформируется в отгрузку. Следовательно не получится считать отгрузку по дате этого резерва, т.к. отгрузки просто не будет, а резерв обнулится автоматически спустя определенное время.
Другое дело - анализ резервов покупателей, этим заниматься нужно. Но для этого нам нужно при закрытии резерва указывать причину: клиент отказался от сделки или мы не смогли удовлетворить спрос. Анализировать нужно второй вид резервов - т.е. спрос.
Если мы бездефицитно обеспечиваем спрос, отгрузки происходят сразу после оплаты, а оплаты сразу после резервов, то пользы учета отгрузок по резервам я не вижу.

Я не отрицаю, что в какой то конкретной ситуации это может иметь смысл, но представить себе эту ситуацию, а тем более предположить что она встречается достаточно часто - мне сложно. В таком подходе я вижу больше минусов, чем плюсов. Если его и использовать, то осторожно и параллельно с обычным подходом.