Как автоматизировать процесс закупок? : Реальные задачи по закупкам

Добрый вечер!
Нуждаюсь в ваших советах. Небольшое отступление - устроилась в отдел снабжения в мелкооптовую фирму после опыта работы в коммерческом отделе на производстве. То есть специфики оптово-розничной торговли, к сожалению, пока не знаю. Руководитель очень грамотный специалист, и закуп ведет на основании интуиции. Пользуется только отчетом по движению товара в 1С.Опять же вопрос - каждый раз, даже по одному и тому же поставщику, беруться разные периоды. Номенклатура порядка 7000 позиций, работа в 1С 7.7 (что опять же усложняет задачу, так я хорошо знаю 8ку, в ней можно подобраться к информации через множество отчетов. 7ка гораздо проще строена, здесь есть только отчет по остаткам и выводится общая цифра движения за период).
Фирма занимается парафармацевтикой. Здесь опять же сложность - один и тот же товар с разными сериями (т.е. разной датой изготовления) воспринимается программой как разные. Общий итог по приходу и расходу считается вручную.
Так как опыта в закупках и парафармацевтике у меня нет, то вариант "на глазок" для меня практически бессмысленен. Попадание 50/50. Хочется услышать от вас советы, в каком направлении "копать".
От чего попробовала оттолкнуться я - отчет из 1С копируется в эксель, далее условное форматирование (чтобы выявить повторяющиеся строки с одинаковой номенклатурой, но разными сериями). Тут опять вопрос - я их выявляю, а потом каждую клетку отдельно вручную просчитываю. Так как не получается протянуть столбец с формулами из-за этого.
Далее - формула, чтобы узнать на какой период нам хватит товара (кол-во на конец месяца*кол-во дней/расход). Это позволяет определить когда именно сделать заказ (с учетом доставкм). Верно? Ииии... дальше как раз начинаются мои догадки, когда я пытаюсь догадаться что и сколько закупить...
Как автоматизировать процесс (сваять нужные таблицы) для упрощения процесса закупа? С чего стоит начать? Как избавиться от повторяющихся строк? я уверена, что много упустила при написании на форум.
Заранее благодарна за советы. Прекрасно понимаю, что текст сумбурен, но так и есть на самом деле - сейчас вся работа это и есть один большой вопрос :)

Добрый день Елена!Для начала наверное понадобится выложить пример, кусочек вашего отчета в Excel (шапка + хотя бы 50 позиций.Данные если секретные,можно заменить на огурцы-помидоры :)).

Добрый день, Елена, у меня когда-то была схожая проблема, для своих сотрудников я создал фаил для автозакупки, довольно успешно работаем по нему уже 2 года. Фаил во вложении, посмотрите, может подойдёт и Вам. Логистическая информация выкачивется из нашей системы (это столбики от А до AG), далее в ход вступают формулы. В файле много специфической информации, но всё универсальное я выделил красным. Это минимальная единица заказа, частота заказа, число дней поставки, количество на складе, количество в пути, средние продаж, колебания спроса. Дальше на основе этой информации формулы считают текущий ТЗ в днях, целевой ТЗ в днях и штуках, количество для заказа (выделено синим), ТЗ через неделю (своеобразный прогноз, что будет через неделю, если мы закажем столько же).

Вложения

ЗАКАЗ СТ.xlsx (12.0 Кб, 1061 просмотров)

Если интересует анализ и управление запасами, 14 июля провожу семинар в Киеве. Тема семинара «Аналитика в продажах, закупках, маркетинге». Интересно будет менеджерам по закупкам, аналитикам, маркетологам, категорийным менеджерам и ТОП менеджерам предприятий.
Программа семинара и регистрация тут

Извините за задержку с файлом. Петр, большое спасибо! сейчас пробую разобраться в вашем варианте
Прикрепила файл по одному поставщику (их около 100).
За неделю образовалось еще много вопросов :) У каждого поставщика свои сроки доставки, оборачиваемость их продукции их у нас, т.е. разная периодичность поставок. Оптимальный вариант - на каждого поставщика сделать отдельный документ, значит? потому что (на вскидку): есть доставка по горду (0-1 день), из Москвы (10 дней), по области (3-4 дня), и тп. Что-то улетает влет (заказала в пн, привезли во вт, а в среду уже дали нагоняй, что почти нулевые остатки)), а что-то с зимы стоит.
И вот - как не запутаться в приходах, заказах?? пока что я взяла себе листок в клетку для наглядности , синим заполняю дату заказа, а желтым - дату оприходования :) Как это делают специалисты?
Спасибо, что делитесь опытом с новичками :)

Вложения

	закуп.xlsx (14.4 Кб, 528 просмотров)
	закуп.xlsx (14.4 Кб, 510 просмотров)

Петр, у вас формулы получается завязаны на столбцах "Н-1 .... Н-8". Какие именно данные вы туда заносили? вы брали данные из 1С?? спасибо

"Н-1 .... Н-8" - это средние продажи понедельно за последние 8 недель, информацию я выкачиваю из нашей системы, у нас французская программа, которая позволяет всё информацию группировать в ексел-фаил, с "1С", так получилось, что я практически не работал, но я думаю он тоже позволяет получать статистику, так что просто вставляйте в эти колонки данные по последним продажам. У нас наиболе информативны данные за 2 месяца.

У нас так: создавая фаил для авто-заказа, я уже вложил в этот фаил информацию о кадансе поставщика, у нас более 2000 поставщиков, и делать для каждого свой фаил это сложно и долго. Процесс заказа у нас такой, каждый день оператор выкачивает из системы фаил, далее специалисты по сегментам фильтром выбирают день (2000 поставщиков разбиты равномерно на 5 дней, заказ для мостовщика делается только в этот день) и кнопают заказы по всем поставщикам. Там же есть инфа по периоду доставки, от 4 дней до 2-х недель. А если поставщик везёт слабооборачиваемый товар, либо поставка для него низко рентабельна, то мы переводим его на каданс 1 раз в две недели, т. е. заказываем на чётной, либо нечётной идее. Я не знаю возможности 1 С, но наша система позволяет быстро получать всю инфу о поставщике.

Добрый вечер,Елена.Пытаюсь сейчас разобраться с Вашим файлом(1с к сожалению у меня нет).Думаю для начала нужно попробовать обрабатывать отчет(вывод уникальных наименований и их суммирование) в Excel.Возникли вопросы:
1)возможно ли ежедневно выводить такой отчет в Excel
2)по всем наименованиям сразу
3)в конкретный файл (например "статистика")
4)на конкретный лист(Лист1)
5)И не уничтожает ли вывод отчета(например "Лист1" файл "Статистика") таблицы на соседних листах этого файла?(был такой печальный опыт :) )

Нуу,в общем слепил на базе вашего отчета. На "лист1" выгружаете ваши данные,на листе"Расход" нажимаете кнопочку.Макрос переносит уникальные наименования,суммирует сдвоенные данные,и вставляет их в таблицу
в соответствии с датой отчета.Таким образом, можно накапливать статистику по реализации и остаткам для дальнейшего анализа.На листе"Расход нед" реализация суммируется по неделям.Ну а дальше,например можно уже будет прикрутить таблицу которую выложил Петр..

Вложения

Статистика.xlsm (61.0 Кб, 602 просмотров)