Все модели поведения обычно вбиты в предпроектное исследование, т.е. надо его найти или попытать сведущих людей, которые расскажут, почему сделано именно так. На мой взгляд сделано криво, поскольку в случае ошибок автоматом крайним становится оператор, а не тот, кто непосредственно "пропикивал" все. Даже если схема прибита когда-то и теперь нет кого-то, кто почтовый модуль может поправить, можно дать права создавать черновик в магазине, пропикивать туда товар, после чего вручную отправлять в офис. В магазине при этом останется история, кто редактировал черновик. Обычно отправляют в статусе "принят на складе", поскольку оператор сам товар не видит и остатки - не его зона ответственности. Но, еще раз. Прежде чем ломать существующую схему, надо понять, почему сделано так, а не иначе.