Какой-то бардак в организации бизнес-процесса?
Сначала определитесь, что хотите сделать. Если пользователь - дурак и не отвечает за то, что вводит, то он ничего и не должен вводить. Ни руками, ни автоматом. Пусть вводит тот, кто проверяет и имеет право на какие-то правки. Суть автозаполнения по основаниям - автоматизация процесса, а не перекладывание ответственности на машину. Если очень хотите переложить эту ответственность - заполняйте автоматом цены при переводе в нужный статус. И готовьтесь долго и нудно разбираться, кто когда какие цены ставил и в какой момент накладную провел, ИТ-отдел в итоге и крайний будет, потому, что найти концы (я полагаю, это сетка с почтовиком?) будет трудно.