Форум OlegON > Программы и оборудование для автоматизации торговли > Системы автоматизации торговли > КИС Lack & УС Land

Правильное и полное оформление первичной документации при отгрузке алкоголя

01.11.2020 2:06


21.09.2020 12:02
AndreyZh
 
Где-то уже упоминал, но даже сам уже не нашел, а вопрос оказался слишком сложным и весьма актуальный для розницы, т.к. данные операции крайне редкие для малых магазинов. В реале уже дважды нужно было оформлять возврат поставщикам, который они принимать не "хотели", да и ФСРАР к ним предъявляем завышенные требования, т.ч. процесс правильного оформления "бумажек" затягивался на несколько дней.

В тоже время "УС Land" была четко ориентирована на алкогольный бизнес и все необходимые модули в ней есть, однако, т.к. давно не перерабатывал их возникли сложности с оформлением. Так же оказалось, что всё слишком сложно, описание правил оформления разбросаны по десяткам инструкций, задействовано множество программ. Все это заставляет описать требования к ведению справочников, настройки программ, что сделаю в данном сообщении.

Сообщения полезны всем, в не зависимости от используемой учетной системы и на примере "УС Лэнд" будут описаны технологии, документы и нюансы данного процесса. В силу "запутанности" документации, а так же "исторического груза УС Land", когда в неё вкладывались требования упрощенного для понимания операторов действий, а с другой стороны возможность оформления данных документов "как угодно" может показаться, что всё слишком усложнено, однако в других программах и даже заполнение шаблонов документов не менее сложно и запутанно.

Для расхода - возврата поставщикам или перемещению на другой магазин предприятия требуются:

1. Для плательщиков НДС: - Накладная ТОРГ-12 и счет фактура или УПД, для неплательщиков только ТОРГ-12;

2. Товарно-транспортная накладная (ТТН) с заполненным товарным и транспортным разделом;

3. Раздел "Б", различающийся по форме для Российского и импортного алкоголя;

4. Накладная в ЕГАИС содержащая реквизиты совпадающие с бумажной документацией.

... подробнее с картинками будет длинное описание ниже

Правка: AndreyZh, 21.09.2020 12:30
21.09.2020 12:18
AndreyZh
 
При правильном оформлении первички для алкогольной продукции - товара требуется наличие, знание, ведение атрибутов:



1. Наименование в "произвольной" форме;
2. Код ОКЕИ для счетов фактур или УПД;
3. Фасовка для расчета числа мест;
4. Цена закупа при конкретном приходе с которого производится возврат или цена для перемещения используемая при внутреннем перемещении;
5. НДС для плательщиков;
6. Крепость, емкость для раздела "Б";
7. Вес и объем для ТОРГ-12, ТТН в формате 1Т;
8. Страна происхождения для УПД и разделе "Б";
9. Номер ГТД для документов по импортному алкоголю;
10. Реквизиты ЕГАИС: номер фиксации в ЕГАИС, дата фиксации, дата ввоза по импортному алкоголю, но в принципе к наличию данных атрибутов не придираются:

11. Ставка акциза после отмены "акцизных складов" используется в "УС Land" для "различения" импортного алкоголя (минусовая" от Российского (положительная) для определения формата справки "Б".

Правка: AndreyZh, 21.09.2020 12:22
21.09.2020 14:01
AndreyZh
 
Во всех документах требуется описание получателя (покупателя, плательщика), как юридического лица или иногда индивидуального предпринимателя. Всё желательно указывать, как пишет поставщик в приходной ТТН с точностью до запятых - данный момент является основной придиркой поставщика при возврате и ФСРАР. Покажу на примере карточки клиента "УС Land":





Обязательные атрибуты:

1. Наименование в полной форме с указанием формы собственности. В "УС Лэнд" при наличии "длинного имени" - оно отражается в первичке;
2. Полные банковские реквизиты;
3. Юридический адрес не опуская ни одного знака... Они могут быть весьма чудные и длинные. Реальный не самый сложный - 109052, Москва г, Рязанскийпр-кт, дом № 4А, строение 2, все здание, назначение: нежилое,помещение №1, этаж 2, комн. №14(S=221,4 кв.м). В УС L под адреса закладывается 250 знаков - в 99% случчаев хватало
4. Коды: ИНН, КПП, ОКПО - обязательно во всей первичке;
5. Все атрибуты алкогольной лицензии в правильном написании - досимвольно, как указано в их лицензии
21.09.2020 14:27
AndreyZh
 
... Далее... Во всех документа отражаются реквизиты работников - картинки не нашлось, которые ОБЯЗАТЕЛЬНО должны быть в штатном расписании. В УС они "запоминаются", как обязательные, в атрибутах документов, настройке. Указывается: должность, фамилия, имя, отчество:

- выписал;
- отпустил;
- руководитель;
- кладовщик.

При оформлении шапки накладной так же необходимо указать:



1. Код склада - печатается наименование;
2. Кладовщика - "отпустил";
3. Код адреса грузополучателя. Грузополучатель - строгий атрибут всех документов со множеством реквизитов. Обязательные:



1. Адрес. В строгом написание, как в приходной накладной или справке "Б" поставщика;
2. Наименование торговой точки... Остальные атрибуты "УС Land" использует следующим образом - при отсутствии в карточке адреса программа берет из карточки клиента

Правка: AndreyZh, 21.09.2020 16:24
22.09.2020 09:18
AndreyZh
 
Переходим к формам документов и реальным правилам их заполнения... Для всех интересны актуальные форматы и набор информации в них, а для пользователей "УС Land" буду описывать настройку правил заполнения.

Исторически требовалось оперативное изменения форм, что при внесении в основную программу с правкой структур БД было невозможно, а посему настройки "своей фирмы" делаются в программе ХБК - файл pril_b.txt. Конечно описание настроек есть, но они "разбросаны" по номерам - здесь назначение переменных дано на формах. Информация по контрагенту берется из системы.

Печать справок "Б" производится нажатием Ctrl+F10 на накладной любого типа. Сканируя детализацию накладной программа анализирует страну происхождения алкоголя и выводит сначала справки по Российскому, а затем по импортному алкоголю. Инфа размещается по "сторонам" справок в зависимости от типа накладной.

Формы адаптированы под экономию бумаги - на одном листе А4 размещаются по две справки. После распечатки на них нужно поставить роспись и печать предприятия.

Для импорта:





По Российскому алкоголю:





... Формы ТОРГ-12, Счета фактуры, УПД, Товарно-транспортной накладной, транспортной накладной и правила их заполнения буду описывать по настроению. Замечу, что информация для их построения полностью поступает из "УС Land", но может изменяться настройками ХБК.

Форум на базе vBulletin®
Copyright © Jelsoft Enterprises Ltd.
В случае заимствования информации гипертекстовая индексируемая ссылка на Форум обязательна.