Правильное и полное оформление первичной документации при отгрузке алкоголя : КИС Lack & УС Land

Где-то уже упоминал, но даже сам уже не нашел, а вопрос оказался слишком сложным и весьма актуальный для розницы, т.к. данные операции крайне редкие для малых магазинов. В реале уже дважды нужно было оформлять возврат поставщикам, который они принимать не "хотели", да и ФСРАР к ним предъявляем завышенные требования, т.ч. процесс правильного оформления "бумажек" затягивался на несколько дней.

В тоже время "УС Land" была четко ориентирована на алкогольный бизнес и все необходимые модули в ней есть, однако, т.к. давно не перерабатывал их возникли сложности с оформлением. Так же оказалось, что всё слишком сложно, описание правил оформления разбросаны по десяткам инструкций, задействовано множество программ. Все это заставляет описать требования к ведению справочников, настройки программ, что сделаю в данном сообщении.

Сообщения полезны всем, в не зависимости от используемой учетной системы и на примере "УС Лэнд" будут описаны технологии, документы и нюансы данного процесса. В силу "запутанности" документации, а так же "исторического груза УС Land", когда в неё вкладывались требования упрощенного для понимания операторов действий, а с другой стороны возможность оформления данных документов "как угодно" может показаться, что всё слишком усложнено, однако в других программах и даже заполнение шаблонов документов не менее сложно и запутанно.

Для расхода - возврата поставщикам или перемещению на другой магазин предприятия требуются:

1. Для плательщиков НДС: - Накладная ТОРГ-12 и счет фактура или УПД, для неплательщиков только ТОРГ-12;

2. Товарно-транспортная накладная (ТТН) с заполненным товарным и транспортным разделом;

3. Раздел "Б", различающийся по форме для Российского и импортного алкоголя;

4. Накладная в ЕГАИС содержащая реквизиты совпадающие с бумажной документацией.

... подробнее с картинками будет длинное описание ниже

При правильном оформлении первички для алкогольной продукции - товара требуется наличие, знание, ведение атрибутов:



1. Наименование в "произвольной" форме;
2. Код ОКЕИ для счетов фактур или УПД;
3. Фасовка для расчета числа мест;
4. Цена закупа при конкретном приходе с которого производится возврат или цена для перемещения используемая при внутреннем перемещении;
5. НДС для плательщиков;
6. Крепость, емкость для раздела "Б";
7. Вес и объем для ТОРГ-12, ТТН в формате 1Т;
8. Страна происхождения для УПД и разделе "Б";
9. Номер ГТД для документов по импортному алкоголю;
10. Реквизиты ЕГАИС: номер фиксации в ЕГАИС, дата фиксации, дата ввоза по импортному алкоголю, но в принципе к наличию данных атрибутов не придираются:

11. Ставка акциза после отмены "акцизных складов" используется в "УС Land" для "различения" импортного алкоголя (минусовая" от Российского (положительная) для определения формата справки "Б".

Во всех документах требуется описание получателя (покупателя, плательщика), как юридического лица или иногда индивидуального предпринимателя. Всё желательно указывать, как пишет поставщик в приходной ТТН с точностью до запятых - данный момент является основной придиркой поставщика при возврате и ФСРАР. Покажу на примере карточки клиента "УС Land":





Обязательные атрибуты:

1. Наименование в полной форме с указанием формы собственности. В "УС Лэнд" при наличии "длинного имени" - оно отражается в первичке;
2. Полные банковские реквизиты;
3. Юридический адрес не опуская ни одного знака... Они могут быть весьма чудные и длинные. Реальный не самый сложный - 109052, Москва г, Рязанскийпр-кт, дом № 4А, строение 2, все здание, назначение: нежилое,помещение №1, этаж 2, комн. №14(S=221,4 кв.м). В УС L под адреса закладывается 250 знаков - в 99% случчаев хватало
4. Коды: ИНН, КПП, ОКПО - обязательно во всей первичке;
5. Все атрибуты алкогольной лицензии в правильном написании - досимвольно, как указано в их лицензии

... Далее... Во всех документа отражаются реквизиты работников - картинки не нашлось, которые ОБЯЗАТЕЛЬНО должны быть в штатном расписании. В УС они "запоминаются", как обязательные, в атрибутах документов, настройке. Указывается: должность, фамилия, имя, отчество:

- выписал;
- отпустил;
- руководитель;
- кладовщик.

При оформлении шапки накладной так же необходимо указать:



1. Код склада - печатается наименование;
2. Кладовщика - "отпустил";
3. Код адреса грузополучателя. Грузополучатель - строгий атрибут всех документов со множеством реквизитов. Обязательные:



1. Адрес. В строгом написание, как в приходной накладной или справке "Б" поставщика;
2. Наименование торговой точки... Остальные атрибуты "УС Land" использует следующим образом - при отсутствии в карточке адреса программа берет из карточки клиента

Переходим к формам документов и реальным правилам их заполнения... Для всех интересны актуальные форматы и набор информации в них, а для пользователей "УС Land" буду описывать настройку правил заполнения.

Исторически требовалось оперативное изменения форм, что при внесении в основную программу с правкой структур БД было невозможно, а посему настройки "своей фирмы" делаются в программе ХБК - файл pril_b.txt. Конечно описание настроек есть, но они "разбросаны" по номерам - здесь назначение переменных дано на формах. Информация по контрагенту берется из системы.

Печать справок "Б" производится нажатием Ctrl+F10 на накладной любого типа. Сканируя детализацию накладной программа анализирует страну происхождения алкоголя и выводит сначала справки по Российскому, а затем по импортному алкоголю. Инфа размещается по "сторонам" справок в зависимости от типа накладной.

Формы адаптированы под экономию бумаги - на одном листе А4 размещаются по две справки. После распечатки на них нужно поставить роспись и печать предприятия.

Для импорта:





По Российскому алкоголю:





... Формы ТОРГ-12, Счета фактуры, УПД, Товарно-транспортной накладной, транспортной накладной и правила их заполнения буду описывать по настроению. Замечу, что информация для их построения полностью поступает из "УС Land", но может изменяться настройками ХБК.

Настроения в силу наличия отсутствия интереса к темах на наступает... и сегодня все заготовки по разным темам отправил в архив, но всё же одну очень важную для оформления отгрузок алкоголя или контроля правильности оформления первичной входящей документации позвольте разместить... хотя бы, как напоминалку?

Мнение ФСРАР по оформлению транспортного раздела ТТН - форма 1Т. Полный ответ ФСРАР во вложении:





Обязательные к заполнению поля транспортного раздела:

Вложения

транспортный раздел.pdf (90.3 Кб, 11 просмотров)