Госдума приняла закон об электронном документообороте в сфере трудовых отношений в третьем и окончательном чтении. Теперь при оформлении на работу сотрудник сможет подписать документы на портале «Работа в России» или в информационной системе работодателя.
Законом устанавливается право работодателя как перейти, так и отказаться от перехода на электронный документооборот. При этом в новой редакции закона право отказаться от электронного документооборота закреплено и за сотрудником. В случае, если он отказывается от такой возможности, работодатель должен предоставить ему заверенные документы в бумажном виде в течение трех рабочих дней безвозмездно.
Работодатель также несет расходы на получение работником электронной подписи и ее использование при подписании документов. При этом работник может использовать полученную ранее усиленную квалифицированную электронную подпись.
Работодатель будет вводить электронный документооборот на основании локального нормативного акта, в котором прописывается сведения об информационной системе, в которой будут подписываться документы, а также порядок доступа к такой системе, перечень электронных документов и категорий работников, в отношении которых осуществляется электронный документооборот и срок уведомления работников о переходе на электронное взаимодействие.
Переход на взаимодействие с работодателем посредством электронного документооборота осуществляется с письменного согласия работника, говорится в тексте закона. При этом согласие на взаимодействие с работодателем посредством электронного документооборота не требуется от лиц, которые приняты на работу после 31 декабря 2021 г. и у которых по состоянию на эту дату отсутствует трудовой стаж.
Также закон прописывает каким видом электронной подписи подписываются документы. Например, при заключении трудового договора или при изменениях его условий используется усиленная квалифицированная электронная подпись. Вид подписи также зависит и от системы, в которой ведется электронный документооборот. Так, при подписании документов посредством платформы «Работа в России» работник может использовать усиленную квалифицированную и неквалифицированную электронная подпись, а также простую электронная подпись.
После первого чтения текст законопроекта был изрядно доработан. Ранее комитет Госдумы по труду, социальной политике и делам ветеранов по мониторингу практики применения Трудового кодекса в России раскритиковал законопроект. В предыдущей редакции закон предусматривал обязательное введение работодателем электронного документооборота всех работников, если менее 50% работников подали работодателю заявление об отказе от перехода на электронный документооборот. Как видим, это положение было изменено в ходе последующих чтений.
Комитет также отмечал, что для недопущения ущемления прав работников требуют проработки условия и порядок хранения документов в электронном виде. Для предотвращения утечек информации необходимо предусмотреть дополнительные требования к хранению либо установить эти требования на подзаконном уровне, отмечалось комитетом.
Комитет выделял и плюсы законопроекта. Он создает больше возможностей для удаленного трудоустройства: соискатель сможет подобрать себе работодателя из другого региона, дистанционно пройти собеседование и заключить трудовой договор. Работники смогут без посещения кадровой службы подписывать документы. Принятие законопроекта позволит им также оперативно получить государственные, муниципальные, банковские и иные услуги, где требуется предоставление данных от работодателя — необходимые сведения можно будет запросить через информационную систему, следует из пояснительной записки.
Изначально предполагалось, что законопроект разрешит вести все кадровые документы в электронном виде, говорит Махлин. В тексте, подготовленном к третьему чтению, было указано, что приказ на увольнение и журнал безопасности должны быть обязательно на бумаге. При этом заявление об увольнении можно оформить в цифровом виде. «Но таким образом дискредитируется сама идея кадрового электронного документообоорта: если опасно полностью в электронный вид перевести важный процесс увольнения, то почему тогда все остальное — можно», — вопрошает Махлин. Журнал техники безопасности также не разрешили перевести в электронный вид. Получается, принять сотрудника на работу полностью удаленно тоже нельзя, продолжает он.