Функционирование торгового отдела : Супермаг Плюс (Супермаг 2000)

Доброе время суток! :)

Сначало объясню ситуацию. Есть сеть супермаркетов (6 шт.), у них есть торговый отдел, занимается тем что создает контракты, делает заказы поставщикам и занимается ценообразованием. Соответственно торгпреды приходят уже не в каждый магазин, а в торговый отдел где им отдают заявки, либо заявки по почте уходят сразу поставщикам. Сейчас каждый сотрудник отдела (4 чел.) поделили на группы поставщиков и каждый ведет своих поставщиков. Но они постоянно жалуются на не хватку времени на составление заявок. Вопрос заключается в следующем: как у вас устроена эта система? Что лучше поделить магазины и каждому везти свой магазин или все таки оставить так как есть? Или предоставить право магазинам самим делать заявки а торговый отдел пусть создает контракты и занимается ценообразованием? Поделитесь опытом! Как у Вас устроен этот бизнес процесс?

у нас каждый магазин делает заявку самостоятельно, если поставщик местный звонят ему для иноггордних делают заявку в отдел закупок, и плюс приезжают агенты поставщиков опять же в каждый магазин.

У нас торг. отдел занимается заявками для центрального склада, ценообразованием занимаются экономисты по ценам, магазины же сами делают заявки. Соответственно, торг. отдел может проконтролировать их заявки в центральной базе.
Контракты мы не используем.

У нас магазины делают скоропорт (молоко, хлеб, фрукты, колбасу), около 20% ассортимента. Всё остальное - офис. Ассортимент поделен по группам товаров. Если поставщик поставляет товары из разных групп - он работает с разными закупщиками. Ну, людей у нас несколько больше, но у нас и магазинов больше. Стремимся к 100% из офиса.

А теперь мысли по этому поводу
Отдавать заявки магазинам не есть хорошо:
- нет в СМ действенной системы контроля заказов. Торговый отдел потонет в разбирательствах: подали заявку/забыли, заказали в 10 раз больше, заказали не тому поставщику и т.д.
- увеличение количества персонала. Каждому магазину понадобится по 2 товароведа для этого. Причем каждый из них будет по полдня пинать воздух и пить чай. И раз в квартал просить прибавку к зарплате, как ценный специалист.
- больше неконтролируемых лазеек для сговора с поставщиком. Личные предпочтения товароведа магазина не всегда совпадают с предпочтениями владельца. Откаты еще никто не отменял, увы :( 10 человек, находящихся в одном офисе, проконтролировать проще, чем то же самое количество, разбросанное по магазинам.

Из рекомендаций:
- добавить 1-2 человека в офис, можно менее квалифицированных, на выполнение секретарско/операторских функций.
- проанализировать сами заказы. Возможно, заявку, которую вы делаете ежедневно, можно делать 2 раза в неделю. А ту, которую делают 1 раз в неделю, раз 2 недели.
- согласовать график подачи заявок с поставщиками. Торговый представитель приезжает за готовой заявкой в определенное вами время. 15-20 минут на то, чтобы её изменить и согласовать. Лучше, вообще, заявки по эл.почте отправлять и согласовывать.

У нас заказы только офис делает.Только один представитель ком. отдела сидит в самом магазине и выполняет скорее функции присмотра. Ассортимент поделен по группам товаров. Если поставщик поставляет товары из разных групп - он работает с разными закупщиками.


2 человека в офисе в помрщь менеджерам. Занимаются только размещением готовых заказов, решают мелкие вопросы в рамках общения с поставщиками. Ну там отправить-принять факс еще.

Спасибо всем огромное! :) Если не секрет какое соотношение количества людей в торговом отделе к количеству магазинов?
Я также склоняюсь к мысли не передавать заказы в магазины, теперь осталось аргументированно донести это до руководителей.

Многое зависит от оборота, ассортимента товаров, торговых площадей.