Порядок внедрения систем КИС/УС на предприятиях малого бизнеса : КИС Lack & УС Land

Добрый вечер!

В данной теме попробуем обсудить технологии внедрения систем КИС Lack (УС Land) на предприятиях малого бизнеса, а именно различных его направлений.

С удовольствием отвечу на конкретные вопросы, но "воздержусь" от полного календарного описания процесса внедрения на конкретном предприятии. Хотя, разместив пару в "открытом" доступе поищу их и размещу здесь.

По терминам системы много уже сказано в других темах, но полагаю будет полезно почитать PDF файл Термины, бизнес-технологии, автоматизация РОЗНИЧНОЙ ТОРГОВЛИ

Здесь покажу типичную последовательность, порядок ввода (внедрения) бизнес технологий для РОЗНИЧНОЙ ТОРГОВЛИ:

Внедрение обычно включает:

1. Обучение персонала навыкам работы с системой и извлечения из неё полезной для бизнеса информации;
2. обучение «лучшим практикам» использования технологий учета в рознице по опыту успешных бизнесменов, участвующих в улучшении предлагаемой системы учета (программы);
3. доработку программы под Ваши уникальные задачи и бизнес технологии;
4. обучение всем, используемым для пользы бизнеса программам: офисным, антивирусам, почтовым, интернет, а так же их связи с учетной программой.

Сроки и обычный план внедрения: Конечно, это очень сильно зависит от начальной компьютерной грамотности, опыта работников и готовности контролируемых продавцов работать открыто и честно.

Процесс внедрения разбит на недельные этапы, в течении, которых автором даётся «кусок» учебной информации, который затем отрабатывается персоналом. От персонала зависит, насколько долго продлится внедрение. Ниже приведен усреднённый, для магазинов временной план запуска СИСТЕМЫ КОМПЛЕКСНОГО УЧЕТА в эксплуатацию:

2 – недели:
. Обучение оператора вводу приходных накладных, работам с товарными объектами.
. Оперативный ввод текущих накладных и ввод остатков товаров по отделам магазина.
. Обучение работы с деньгами и ввод всех типов финансовых операций.

3 – недели:
. Обучения прочим оперативным режимам (списание, продажи, инвентаризация и т.п.).
. Подробное ознакомления с основными атрибутами товаров, клиентов, накладных и хозяйственных операций всех типов.
. Ознакомление с основными отчетами по движению товаров и денег.
. Настройка системы на реквизиты фирмы и «выставление» долгов перед поставщиками и дебиторок.
. Проведение «пробных» ревизий торговых точек.
. Печать и размещение ценников на все товары магазина.

3 – недели:
. Перевод системы в режим комплексного оперативного учета и анализа предприятия.
. Запуск системы ревизий и контроля недостач/излишков продавцов. На данном этапе часть продавцов может увольняться и это этап наибольшей нервотрёпки. По его завершении система начинает приносить реальную финансовую отдачу.

2 – недели:
. «Черно-белый» учет, глубокое освоение методов ускорения работы.
. Ведение и анализ сроков годности товаров, реквизитов сертификатов и прочих полезных возможностей системы.
. Разработка схемы статей затрат и ведение затратных операций.
. Обучение основным отчетам по товарам и финансам.
. Анализ кредиторской задолженности, прогнозирование приходов и расходов денежных средств.
. Настройка техники на оптимальную работу с пакетом.

4 – недели:
. Обучение всех работников методам обслуживания данных программы (логика, сохранение, восстановления, ремонт).
. Глубокое обучение работе с прочими программами комплекса (графический анализ, системы заказов, прогнозирование).
. Доскональное обучение сложным технологическим нюансам оперативного и аналитического учета (группы, множество, дублирование документов, специализированная печать документов).
. Обучение навыкам «правильной» работе с программой. Извлечение из программы «черно-белой» информации, построение основных бухгалтерских отчетов.
. Сложные аналитические отчеты, технологии групп, системной метки, разделение товаров и клиентов по категориям.
2 – недели:
. Обучение всех методам экспорта данных в электронные таблицы и глубокий с их помощью анализ информации.
. Решение всех вопросов бухгалтерского учета.
. Обучение исправлению характерных ошибок ведения данных.
. Ведение основных средств и материалов (начиная с любого периода).
. Все системы заказов товаров и планирования поставок. В дальнейшем доработка программы под Ваши требования, т.к. уже весь персонал будет готов правильно ставить разработчику необходимые и полезные задачи.

4 – недели:
. Обучение всех «сложным» оперативным и аналитическим возможностям пакета (динамическая отчетность, группирования документов, виртуальные документы, автоматизированные системы заказов и создания документов).
. Технология ABC/XYZ анализа и использования ее в оперативной работе.
. Использование «искусственных» схем работы с клиентами.
. Адресное хранение товаров, анализ фондоотдачи. Все данные «экзотические» технологии система разрешает вводить «задним числом».
. Доработки по программе и обучению с целью полного охвата технологий учета по фирме. Обучение системным методам обслуживания данных - можно будет обходится без разработчика.
. Обучение методам самостоятельной разработки технологий учета при помощи пакета.

4 – недели: Обучение и внедрение для полезного использования всех необходимых бизнес приложений компьютера. Контроль правильности работы с системой. Контроль доскональности усвоения автоматизации всех ключевых бизнес процессов.

Для одного из внедрений составлял план, который можно использовать, как ориентир, конечно применимо к специфике Вашего предприятия:

Сокращения:
В. - руководитель, менеджер по закупкам
Н. - главный бухгалтер - кассир
З. - операторы
Ж. - исполнитель

План внедрения системы «КИС Lack» в фирме оптовой торговли «ХЗ».

Организация оптовой торговли на фирме в целом соответствует правилам принятым в фирмах оптовой торговли и используются аналогичные технологии учета (нюансы будут изучены и отработаны в процессе внедрения).

Календарный план внедрения:

Август.
Обучение оператора (З) вводу прихода и формированию отгрузочных накладных. Ознакомления с основными атрибутами товаров, клиентов, накладных. Ввод остатков товаров на любую дату.
В, Н. Ознакомление с основными отчетами по движению товаров.
Ж. Настройка программы на реквизиты фирмы.

При успешном вводе остатков возможен переход на новую систему, при условии параллельного ведения двух программ. Принятие решения о смене ПО.

Сентябрь.
Обучение З, Н всем оперативным режимам программы (накладные, счета фактуры, списание, инвентаризация) с разделением документов на «черные и белые», обучение основным оперативным отчетам. Освоение методов ускорения работы. Ведение и анализ сроков годности товаров.
В, Н. Ведение финансовых операций (несколько расчетных счетов). Разработка схемы статей затрат и ведение затратных операций. Обучение основным отчетам по товарам и финансам. Анализ дебиторской задолженности, прогнозирование приходов и расходов денежных средств.
Ж. Настройка техники на оптимальную работу с пакетом.

Проведение ревизии склада (инвентаризация) – четкое определение остатков, выставление долгов по поставщикам, покупателям и прочим клиентам.

Октябрь.
Обучение всех методам обслуживания данных программы (логика, сохранение, восстановления, ремонт). Обучение работе с Windows программами комплекса.
З, Н сложные нюансы оперативного учета (группы, множество, дублирование документов, специализированная печать документов). Обучение навыкам «правильной» работе с программой.
Н – извлечение из программы «черно-белой» информации, построение основных бухгалтерских отчетов.
В, Н – сложные аналитические отчеты, технологии групп, системной метки, разделение товаров и клиентов по категориям.
Ж. Рекомендации по обучению менеджеров. Учат В и Н.

Ноябрь.
Обучение всех методам экспорта данных в электронные таблицы и глубокий с их помощью анализ информации.
Н, Ж. Решение всех вопросов бухгалтерского учета.
В, Н. Исправление ошибок ведения данных. Ведение основных средств и материалов (начиная с любого периода).
В. Все системы заказов товаров и планирования поставок.
Ж. Доработка программы под требования В, Н.

Уже можно будет оценивать правильность решения о приобретении программы.

Декабрь.
Обучение всех «сложным» оперативным и аналитическим возможностям пакета (динамическая отчетность, группирования документов, виртуальные документы, автоматизированные системы заказов и создания документов). Технология ABC/XYZ анализа и использования ее в оперативной работе. Использование «искусственных» схем работы с клиентами.
Доскональное изучение всеми Windows расширений пакета.
Ж. Доработка программы под требования В, Н.

Январь.
Доработки по программе и обучению с целью полного охвата технологий учета по фирме. Обучение системным методам обслуживания данных (можно обходится без Ж.). Обучение методам самостоятельной разработки технологий учета при помощи пакета.

"Автоматизируя хаос получаем автоматизированный хаос"...

Так ли это? А если хаос нормальное состояние, например стартапа? Сейчас приходится заниматься налаживанием учёта на двух разных предприятия торговли - надеюсь получится!

Ситуация 1:
Предполагалось создание "с нуля" бизнеса. Был подобран персонал предприятия (8 грамотных специалистов) и начаты работы (примерно по плану оптовки)... Через месяц всё "переиграли", оставив 3 человек (инженеры не владеющие учетным ПО) на всё, мол будут зарабатывать прибыль, тогда подумают о нормальной структуре предприятия и учета.


Ситуация 2:
Была розничная сетка полунезависимых магазинов - подразделение крупной оптовки. Учёт "как-то" был налажен и главное всех устраивал.

Неожидано! Принято решение о выделение сетки в самоокупаемое предприятие... Пока! Руководства толком нет, бухов - нет, специалистов - нет. Задача (по автоматизации) - создать нормально работающую структуру с правильным учетом и документооборотом.

Пока приняли кладовщика и оператора на центральный склад. Начал с наладки товаро и документо оборота, благо имею (всех работников поставили в известность) большие права (вплоть до увольнения зав.магазинов)...

Если есть у кого мысли по "автоматизации хаоса" с огромным удовольствием их выслушаю и приму к сведению :drag_06:

Чуток отчитаюсь! Всё идёт нормально и даже проклёвывается некий порядок в учете, хотя "оборотов" пока ещё никак не наберут. Вспомнилось, т.к. в очередной раз убедился, что всё постигается лишь через седалишный нерв:

- Задаётся спектр вопросов, в плане дальнейшего углубления и улучшения учета.
- Объясняю кучу материалов при личной встрече... Читать им же некогда.
- Затем варятся "в собственном соку", делая кучу, как технических (учиться программе некогда - надо работать), так и бухгалтерских (учетных) ведь "сложные изделия делать легко, в бухгалтерии думать надо".
- Передают мне БД, смотрю у них ошибки. Звоню, объясняю, что нужно переделать... Они матерятся (правда незнамо на кого), переделыват все документы (благо система позволяет "откатывать" любые цепочки операций)... но уже этих ошибок более не совершают.

Что-же это один из реальных способов освоения системы и налаживания порядка в учете, когда "денег нету", а учитывать (учиться) "НАДО". К стати такой подход не даёт развиться хаосу в учете, а лишь он происходит с неким запаздыванием. То есть есть шанс не получить "автоматизированный хаос".

История получила некое продолжение и думаю оно будет интересно разработчикам, которые надеются, что их "нетленка" кому нибудь сможет понадобится и они на этом заработают денюшку :smile3:

Не акцентировал внимание, но эта фирмешка мне была навязана, в качестве шефской помощи одним из основных работодателей и мне предполагалась "за них" лишь компенсация за бензин в размере 1000 руб/месяц... покатавшись 7 месяцев всё таки "выбил" свои 7 тыров, правда и за ними пришлось побегать в течении месяца... понятно, что удовлетворения данная работа (фирма) уже не доставляла, но big_boss настаивал, т.ч. система "УС Land" была полностью внедрена и хаос в учете ликвидирован уже к январю 2012 года.

Помятуя о сложностях получения даже компенсаций моих прямых затрат перешел на телефонные консультации и установки/настройки через удаленный рабочий стол. Что`ж их бизнес развивается, все учетно-аналитические задачи решаются, народ освоил систему на довольно хорошем уровне, т.е. у них "всё в шоколаде"...

И вот, как-то в октябре уже 2013 года - народ уже ДВА года беспроблемно и на шару обслуживается и работает, проезжая мимо "них" решил их "обслужить" живьём... замечаю коробки "1С", чисто из любопытства спрашиваю босса - что за хрень?

Отвечает: наняли бухгалтера (потом её увидел в "своем" офисе - 22 летняя "блондинка" задавала тупенькие вопросы главбуху big_boss), он "проанализировав" ведение учета, выявила недостатки и убедила, что:

1. Система "УС Land" слишком дорогая в обслуживании (7 тыр за бензин за 2 года);
2. Не решает необходимых бизнес задач...

!!! Надо переходить на "1С". Обсудил с big_boss и постебавшись над ними убедил, что им разумнее "вступить" в клуб мазохистов от 1с... К слову они купили на сетку из 4 ПК БАЗОВЫЕ 1С:Бухгалтерия и 1С:УТ... и начали вручную перебивать остатки в УТ... а я забыл (или забил) на них!

Почему вспомнил сейчас? В чт. 19.12.2013, приехавший для "отчета" к big_boss тамошний руководитель заглянул ко мне с вопросами: за что одинэсники с него ещё хотят 21 000 и чем им техника его не нравится?

Сели с ним, кофе попили... созванился с франчами... выдал ему калькуляцию на ближайшее будущее:

1. 1С:УТ на 5 раб. мест - 21 000
--- а далее, что он ещё не знал

2. 1С:Бух проф - 8 000
3. Наладка оборудования, оптимизация сети, п/о и прочее - 3 000
4. Наладка переноса документов из УТ в БУХ - 7 000
5. ИТС подписка - 26 000

Итого: 65 000 руб стоимость "коробки", т.е. без описания бизнес процессов, обучения персонала и etc. Единственная радость была смотреть на "игру эмоций", отражаемая на лице руководителя, купившегося на дешевизну "1С" - ЗАНАВЕС!!!

P.S. Конечно невнятно звучали вопросы, "а если", "может быть"... но "умерла, так умерла", а я потерял ещё одного клиента (или "акционера")...

Дауны? Уже несколько сред - тяжелые... Сегодня была очередная "беседа" с бухгалтером одной федеральной сетки - суть не стоит "выеденного яйца", но показывает уровень грамотности многих пользователей бизнес программ.

Суть придирки: В счете на предоплату не увидела слова "итого" и начала "взбрыкивать" на тему неверного оформления первичной документации, а основной аргумент "у нас в 1с так пишется". Конечно, выяснив суть "наезда" поообещал исправить, но дама не успокаивалась, брызгая слюной по телефону, до этого уже доведя до "белого каления" главбуха конторы, менеджера.

Мне нужен был четкий образец и попросил распечатать счет из 1С:Бухгалтерия 8.3... Документ с точностью до шрифта совпадал с формой, делаемой УС Land - это уже "возбудило" главбуха и она перезвонила, этой тетке, послав образец счета по факсу... Ответ не замедлил себя ждать (дословно) - "у Вас неправильная 1с и если вы не купите правльную 1с, то с вами прекратим работать". Все были в ауте!

Вообще... кому интересна юридическая основа для данных разборок смотрите тему: Универсальный передаточный (отгрузочный) документ

Коня на скаку остановит...:soer_01:

Скорее всего мертвого загребет, что тот встанет и убежит...

Наткнулся на вопрос/ответ - понравилось в силу своей полезности... Хотя мне кажется, что данные соображения "доходили" до разумения владельцев бизнеса с десяток лет назад, а сейчас? - по моему опыту бизнесмены считают, что если они дадут финансирование (сколь угодно малое), то любая сложная проблема будет решена "на раз"... Да это "прокатывает" иногда для "старого" бизнеса, где организационно-технические вопросы давно были разрешены "подвигами", как правило бывшего персонала, а новые веения накладываются на отработанное течение бизнеса, но и "новички" относятся к данным проблемам так-же!

О, пожалуйста… Подводные «камни» внедрения - типовые в «ассортименте».
«Камни» заказчика.

1. Заказчик не совсем точно понимает, чего хочет. Требования формируются в виде "все нужные отчеты", "чтобы было удобно".

2. Нечеткая детализация задач. Бумажные формы, которые нужно получать из системы, передаются заказчику зачастую без методики заполнения, а дьявол, то в деталях!

3. Незнание законодательства. "Делайте как по-закону", а потом оказывается, что на самом деле нужен трехуровневый мухлёж (для налоговой, для заказчиков, для клиентов).

4. Нечеткое представление о том, кто и что должен делать в системе. Зачастую этот вопрос обходится стороной на начальном этапе. А потом недовольные начинают утомительные разборки.

Например, кто должен вносить в систему данные об инвалидности сотрудника, кадровик или бухгалтер? Этот пункт очень важен, т.к. зачастую системы наименее гибки именно в разделении полномочий.

5. Отсутствие нормального рабочего места сотрудников подрядчика (внедренца) в вашем офисе. Нужно понимать, что если сотрудник сидит на покосившейся табуретке в душной и шумной комнате, то результат будет нехорошим. Нужны нормальные офисные рабочие места, подкормка чаем и печеньками желательна.

6. Не уделяется должного внимания подготовке инструкций пользователей и различных регламентов по работе с системой. Регламенты работы с документами у заказчика зачастую отсутствуют и требуют проработки и утверждения. Но внедрить очень хочется прямо сейчас. В итоге автоматизируется не то, что нужно.

7. Не уделяется внимание обучению персонала работе с системой. Как следствие - саботаж пользователей заказчика, желание скомпрометировать систему и вернуть себе привычную печатную машинку, которая всегда печатает то что надо.

8. Не прорабатывается вопрос первоначальной загрузки данных в систему. Например, персональных данных сотрудников, личных счетов, среднего заработка и т.п. В итоге вроде и система рабочая, а пользоваться нельзя. Многонедельные авралы по 14 часов в день, взаимное недовольство, ошибки впопыхах рассчитанной зарплате...

9. Руководство заказчика не выделяет своим сотрудникам время на участие во внедрении. В итоге заказчик и подрядчик живут своей отдельной жизнью и получается полная ерунда. Во многом именно отсюда следуют все предыдущие подводные камни.

10. Если внедряется широко распространенная система "из коробки" с доработкой под ваши особенности, то требуйте документ с описанием выполненных доработок. Чтобы при необходимости вас могла поддержать другая организация - внедренец.

11. Не прорабатывается вопрос первоначальной поддержки пользователей. В итоге пользователи остаются один на один с непонятной программой. Поддержка обязательно нужна, желательно в вашем офисе. В поддержку обязательно должна входить правка инструкций при необходимости.

12. Не прорабатывается вопрос обновления по изменениям законодательства во время процесса внедрения. В итоге заказывали одно, сделали именно это. Но результат уже никому не нужен. Любое изменение законодательства может добавить подрядчику трудозатрат, с этим ничего не поделать. Принцип "только два из трех: быстро, дешево, качественно" работает и тут.

13. Не прорабатывается вопрос о доработках системы по итогам первых недель/месяцев эксплуатации. Не бывает так, чтобы с первого раза получилось идеально. Обязательно заложить бюджет на последующее развитие системы в близкой перспективе.


Подводные «камни» подрядчика. Происходят в основном из острого желания сэкономить на вас лично и на своих же сотрудниках в общем.

1. После заключения договора в глазах подрядчика ваш приоритет резко идет вниз. Поэтому все лучшие кадры подрядчика приезжают к кому угодно, но не к вам. Требуйте выполнять работы на вашей территории. Вы должны видеть реальных людей. Разного рода удаленные работы возможны только при установившемся взаимном доверии.

2. Техническая некомпетентность внедренцев, которые позавчера закончили ВУЗ. Непрофильный. Не стесняйтесь проводить собеседования внедренцев, которые будут работать на Вашей территории. Только не перегибайте, не превращайте собеседование в попытку подловить с улюлюканьем.

3. Незнание законодательства. Тут нужно понимать, что внедренцы могут быть не в курсе новинок и узких нюансов вашей специфики. Надо работать в тесном контакте, тогда и результат будет.

4. Текучка сотрудников подрядчика. Происходит от маленькой зарплаты (тут вы не сможете ничего сделать), перекидывания на более приоритетные (для подрядчика) проекты, от желания подрядчика "прокачать" новеньких сотрудников на опыте вашего проекта. Поэтому фиксируйте состав проектной команды от подрядчика. Порядка 50-80% сотрудников подрядчика должны постоянно работать только у вас. Требуйте вашего согласия при замене. При этом надо понимать, что бывают работы, которые не требуют большого опыта и на них можно пригонять временных студентов. И наоборот, случаются узко специфические места, на которые вам пришлют специально обученного человека на ограниченное время. Если у вас будет работать мало людей, один-два, имейте ввиду, что именно они делают вам систему, а не директор подрядчика.

5. Проектная техническая документация (инструкции, регламенты и т.п.) пишутся по остаточному принципу, малоинформативные и непонятные неподготовленному пользователю.


Подводные камни общетехнического и бытового характера:

1. Журналирование ввода данных в систему зачастую не включается в требования. А меж тем необходимо понимать, кто, где накосячил и почему система выдает именно такие числа, а не такие какие хочется.

2. Не устанавливаются требования по созданию резервных копий и главное! восстановлению из них. В итоге разнообразные сбои приводят к простоям пользователей, а то и производства в целом.

3. Не устанавливаются требования к бесперебойной работе аппаратуры (серверов и т.п.). Сервер (бывший игровой компьютер сына директора), воткнутый в ту же линию, что и сварочный аппарат, размещается в глухой кладовке без вентиляции, почему-то часто выходит из строя.

4. Проблемы с компьютерной сетью заказчика, которые ранее не были критичными. Например регулярные обрывы связи, недостаточная скорость обмена данными.

5. Недостаточная производительность рабочих компьютеров сотрудников, если древние машины.

6. Вовлечение в работу в системе сотрудников, которые ранее не общались с компьютерами и/или не имеют рабочего компьютера. Например, кладовщики, табельщики.

7. Организация удаленного доступа в систему. например, чтобы директор из дома мог отчеты смотреть. Требует внимания к обеспечению информационной безопасности локальной компьютерной сети.



P.S. Ссылку на автора не даю, т.к. фрагменты данного текста есть во многих источниках, да и сам его чуток подредактировал и исправил ошибки.